En el mercado existe muchas soluciones para la gestión del trabajo. Ya hemos hecho análisis de otras soluciones y tras conocer la solución que te traigo hoy, he querido escribir un análisis para que, como siempre, evalues si se ajusta a tus necesidades.
¡Monday! Es el nombre del software que analizamos hoy. Monday se define como un sistema operativo de trabajo en la nube que coordina la ejecución de procesos, tareas y proyectos de manera colaborativa.
En la primera parte de este artículo hablaremos de qué es monday.com, los precios por plan y sus funcionalidades. Si ya estás más familiarizado con lo que Monday hace y solo quieres conocer sus ventajas y desventajas, arranca desde aquí.
Hablemos del software, ¿Qué es Monday?
Monday es un software para la gestión del trabajo de manera colaborativa. No es más que eso. Al hablar de trabajo me refiero a la unidad más pequeña de trabajo que es una tarea. Una secuencia de tareas definidas y con un propósito componen un proceso (task management), y si busca la implementación de algo específico y con un alcance definido, es un proyecto.
De ahí que Monday nos hable de gestión del trabajo, pues no se limita a gestión de proyectos, lo cual tiene sentido al ver que no todas las empresas que compran Monday son de desarrollo de software o técnicas.
¿Es Monday gratis? No, pero tiene período de prueba (DEMO). Estos son los precios de Monday para cada plan
Tienes 14 días para probar Monday haciendo click aquí, pero antes, te presento los planes de Monday con precios.
Monday en su sitio web presenta los precios para ser visualizados por mes y por año. Al dia de hoy en que escribo este artículo, la contratación anual genera un 18% de descuento en todos los planes.
Por ejemplo, en el plan Basic un paquete de 5 usuarios con contratación mensual es de 49 dólares, lo que nos da un precio de $9.8 dólares por usuario. Con la contratación anual, ese paquete de 5 usuarios queda en 39 dólares, es decir, 7.8 dólares por usuario.
Antes de entrar con las diferencias de funcionalidades de Monday para cada plan, veamos qué tienen todos los planes de Monday en común:
- Tableros ilimitados
- Espectadores ilimitados
- Personalización de columnas para presentación de información
- Aplicación para IoS y Android
- Pizarra colaborativa para creación y edición de ideas
- Creación y edición de documentos compartidos
- Vista Kanban para visualización de flujo de trabajo
- Creación de Formularios
- Autentificación de dos factores (2FA) en el momento del registro
- Soporte 24/7
- Guía de uso documentada
Monday tiene 4 planes: Basic, Estándar, Pro y Corporativo.
| Características de Wrike | Categoría de característica | Monday Básico | Monday Estándar | Monday Pro | Monday Corporativo |
| Precio por usuario / mes* (Contratación de un mes) | Informativa | $9.8 | $11.8 | $19.8 | Personalizado** |
| Precio por paquete de 5 usuarios / mes* (Contratación anual) | Informativa | $39 | $49 | $79 | Personalizado |
| Almacenamiento | Informativa | 5 gb | 50 gb | 100 gb | 1000 gb |
| Línea de tiempo para Registro de actividad | Informativa | 7 días | 6 meses | 1 año | 5 años |
| Integración con Zoom | Trabajo remoto | Si | Si | Si | |
| Vista timeline (Gantt centrado en personas) | Trabajo remoto | Si | Si | Si | |
| Vista de calendario | Trabajo remoto | Si | Si | Si | |
| Vista mapa para datos geográficos | Avanzado | Si | Si | Si | |
| Visualización de tableros para invitados | Avanzado | 4 invitados facturados como un usuario | Si | Si | |
| Búsqueda avanzada | Avanzado | Si | Si | Si | |
| Visualización de carga laboral | Avanzado | Si | Si | ||
| Visualización con distintos gráficos | Avanzado | Si | Si | ||
| Customización de formularios | Avanzado | Si | Si | Si | |
| Monitoreo de tiempo invertido por área | Avanzado | Si | Si | ||
| Dashboards (tableros por panel) | Avanzado | 1 | 3 | 10 | 50 |
| Etiquetas personalizadas para organización interna | Avanzado | Si | Si | ||
| Tableros privados | Avanzado | Si | Si | ||
| Automatizaciones | Avanzado | 250 por mes | 25000 por mes | 100000 por mes | |
| Integraciones entre apps | Avanzado | 250 por mes | 25000 por mes | 100000 por mes | |
| Autenticación con Google | Control y seguridad | Si | Si | ||
| Control de inicio de sesión | Control y seguridad | Si | |||
| Tiempo de actividad DE 99,9% según SLA | Control y seguridad | Si | |||
| Configuración de permisos avanzados | Control y seguridad | Si | |||
| Perspectiva de desempeño laboral | Análisis | Si | |||
| Informes y análisis dinámicos tipo Pivot tables | Análisis | Si | |||
| Implementación guíada | Soporte | Si |
1. Los precios y planes de Monday pueden cambiar en el tiempo. Antes de tomar una decisión, verifica el estado de sus precios en su página web Monday.com
2. Precio por usuario por mes*: Usualmente quienes contratan Monday lo hacen para un horizonte de tiempo de un año. De ahí el descunto que ofrecen si contratas por año.
3. Personalizado**: El precio se ajusta de acuerdo a las necesidades de la empresa con el software.
Funcionalidades de Monday Software para la gestión de proyectos
En la descripción de los precios y planes de Monday hemos mencionado muchas funcionalidades. Algunas de ellas son bastante descriptivas por sí solas, pero otras no tanto.
Vamos a describir un poco algunas de las funciones más destacadas de Monday y cómo te pueden ayudar.
Ventajas y desventajas de Monday.com
Con la claridad de qué es Monday y sus funcionalidades, vamos a analizar sus ventajas y desventajas.
Estructura de precios y planes
Lo considero una desventaja. Si ya te pasaste por la parte de planes y precios de Monday en ese artículo y estás confundido, es quizá porque la estructura de precios de Monday es algo confusa. Yo intenté escribirlo lo más claro posible.
Lo primero es que Monday no tiene un plan gratuito, aí sea Freemium. Eso, añadido al hecho de que en algunos equipos de trabajo, 14 días de demo no son suficientes, hacen que quien quiera contratar Monday dude sobre cuál es el plan más adecuado. El uso de una versión gratuita permite entender qué requiere exactamente un negocio para escoger el plan más adecuado.
A esto se le suma que las acciones de integración por plan tienen diferentes límites. Para una funcionalidad tan necesaria, tendrás que tener claro cuántas acciones de integración haces por mes para elegir el mejor plan.
Por otra parte los precios de Monday.com pueden ser competitivos o no dependiendo de si el número de usuarios que contratas se encuentra dentro de los paquetes. Monday tiene paquetes por cada 5 usuarios. Por ejemplo si contratas 15 usuarios en el plan Basic, pagarías 119 dólares el año. Si contratas 11 usuarios, el precio por usuario se infla porque igual seguirías pagando lo mismo que si contrataras 15 usuarios. Esta es una restricción importante a la hora de tomar una decisión.
Más si se tiene en cuenta que otras aplicaciones como Asana tienen versión gratuita y permiten contratar por usuario.
Justo al iniciar
Es una ventaja. El registro en Monday es muy sencillo. Basta colocar el correo electrónico, indicar algunos datos de la organización, y para que será utilizado.
El siguiente paso es la creación de un tablero, que es quizá la funcionalidad más importante de Monday. Un tablero es parecido a una hoja de cálculo, tiene columnas y filas. La personalización de tableros es muy buena, puedes crear tu propio tablero desde cero o personalizar uno existente (recomendado). Puedes personalizar el número y nombre de columnas, opciones disponibles en cada celda, colores, filtros, etc. Lo sé, suena como a usar Excel o Spreadsheets de Google, pero la experiencia y funcionalidad es diferente.
Puedes elegir entre muchas opciones predefinidas de tableros de acuerdo a lo que hace tu negocio, por ejemplo:
- Gestión de tickets y solicitudes: Tracking de la solicitud.
- Producto e I&D: Ordenes a proveedores, recepción de pedidos.
- Pedidos y logística: Proceso de manufactura, despachos.
- Ventas y CRM: Proceso de ventas, manejo de redes sociales.
- RR.HH y contratación: directorio de empleados, evaluación de desempeño.
- Desarrollo de software: Planeación del sprint, cola de bugs.
- Educación: Planificación de profesores por clase, monitoreo de estudiantes
Si bien iniciar en el trabajo con Monday es cuestión de minutos, saber cómo encontrarle la mayor utilidad va a tardar semanas. Y no porque sea difícil usar, de hecho es muy intuitivo y sencillo, sino porque cada vez encontrarás mejores formas de representar el trabajo. Recomendación: Mira los vídeos introductorios que te pasan después de registrarte.
Como ves, los tableros son muy dinámicos. Puedes agregar comentarios sobre la marcha en cada tablero, asignar permisos de visualización y edición a personas de tu equipo sobre cada uno, e incluso compartirlo a personas externas a la empresa.
Diversidad de vistas
Parcial. La vista por defecto es tabla, que es como ya te mencioné, similar a una hoja de cálculo. No obstante, la misma información que agregues desde la vista tabla la puedes visualizar de maneras diferentes desde otras vistas, como cronograma, calendario, carga de trabajo, Kanban, entre otras.
En cada vista está la opción de crear foros o discusiones sobre un ítem específico. Recuerda que un ítem en un tablero puede ser cualquier cosa: una tarea, proyecto, cliente, producto, queja, material, etc. Esto añade dinamismo al trabajo y disminuye el uso del correo electrónico.
En resumen, esta característica en un acercamiento inicial la puedes percibir compleja, peor se convertirá en una ventaja entre más uses Monday y sepas qué vista es adecuada para cada cosa.
Integraciones de Monday
Es una ventaja. Considera una integración como una conexión entre Monday y otra aplicación para la transferencia de información. Por ejemplo, puedes integrar todos los eventos de Google Calendar a la vista de calendario en Monday, pero a su vez aprovechar la ventaja de usar otras visualizaciones de Monday con esta información transferida.
La cantidad de posibles integraciones es mucha y constantemente se van agregando nuevas.
Dentro de las más utilizadas está Gmail, Google Calendar, Drive, Slack, Outlook, Microsoft Teams, Dropbox, Jira, Zendesk, Stripe, Toggl, BitBucket, Gmail, Google Calendar, y Mailchimp.
Conclusión
Empecemos mencionando para quiénes NO es Monday:
Al igual que otros software de gestión de tareas, no amerita la contratación si tu equipo de trabajo es muy pequeño. Y con pequeño me refiero a un equipo donde todos saben lo que cada uno está haciendo, donde se trabaja uno al lado del otro, sin distancias, con cercanía, donde un mensaje se dice a voz y no por computador.
Si eres una organización que trabaja por proyectos, tendrás que analizar Monday de forma mucho más detallada. No es un software de gestión de proyectos en esencia, pero se puede configurar para ser usado como tal. No obstante, algunas características como las subtareas no existen y esto puede ser una desventaja si los proyectos que haces en tu organización lo requiere.
Es importante que el equipo que utilice Monday esté abierto al cambio. Monday puede ser abrumador al inicio por la cantidad de opciones, botones, interfaces, etc; por lo que si el equipo no está dispuesto a invertir tiempo en encontrar la mejor forma de utilizarlo, es mejor prescindir de la contratación.
Para quiénes es Monday:
Monday es para equipos que quieren agregar agilidad y productividad a su trabajo. Equipos que trabajan con varias clientes en diversos proyectos lo encontrarán muy útil.
Es ideal para los equipos que trabajan a distancia y donde se requiere visibilidad y trazabilidad de lo que cada persona está haciendo. La colaboración es un aspecto que se verá mejorado dad la facilidad de realizar discusiones sobre cualquier etapa del trabajo. El efecto inmediato de su implantación se verá reflejado en la reducción de correos electrónicos en tu equipo de trabajo.
¿Con dudas? Pincha aquí para obtener una prueba gratuita de Monday y validar si la solución se adapta a tus necesidades.
En general, Monday es una buena herramienta para la gestión del trabajo.
A nivel funcional, la encuentro muy bien. El rendimiento de la aplicación es muy bueno y su interfaz visual, a pesar de la cantidad de características, es intuitiva.
Su estructura de precios además de compleja, puede frenar a quien se quiera hacer con ella. Sumado a la ausencia de un plan free, que si lo tienen otros directos competidores como Asana o Airtable, y necesario para conocer mejor el software dados los escasos 14 días de prueba.
Esto precisamente puede causar la impresión de que algunas funcionalidades están algo escondidas. Pero es cuestión de continuar usando Monday para encontrar la mejor forma de organizar el trabajo.
En vaso de contratar monday.com
me ineteresa saber como lo meto a los gstos de mi empresa, pues aqui en Mexico para todo gasto se requiere de un CFDI.
Tengo el
Problema de llevar diferentes proyectos de diferentes empresas y a la hora de mandar la invitación a los nuevos miembros sólo pueden ver el primer tablero.
Que hago??
Hola Mariana. Es posible crear una url para cada tablero y asignar los correos que tendrán permisos de visualización para ver ese tablero.
Hola Diego
Cómo se da Monday para diferentes equipos de desarrollo en una empresa con diferentes locaciones?
Hola Carmen.
Dada la pandemia, recientemente Monday ha implementado más funciones para el trabajo remoto.
La integración de equipos es buena, pero depende, tal cómo lo menciono en el análisis, de como el equipo utilice Monday.