Qué es el método Kanban y cómo se implementa

Kanban, que en idioma japones significa «letrero» es un método para gestionar el trabajo a través de tarjetas visuales. Algunos lo consideran un sistema de información toda vez que lo consideran como un conjunto de componentes interrelacionados, pero esta definición me parece algo más confuso, así que considerémoslo como un método.

Kanban se asocia principalmente al mundo de la manufactura lean y también como metodología ágil. Ambos manejos parten del mismo concepto, el de gestión de trabajo a través de mecanismos visuales; y hoy en Ingenio Empresa descubrirás qué es, para qué sirve y ejemplos prácticos de Kanban.

¿Empezamos?

Qué es Kanban

Ya hemos definido Kanban como un método para gestionar el trabajo a través de mecanismos visuales que usualmente son tarjetas, banderas o carteles con los cuales se expone las etapas que atraviesa el trabajo. De ahí que también se le considere un «sistema de tarjetas».

Kanban fue creado en el año 1940 por Taiichi Ohno, un ingeniero industrial Japones famoso por crear el sistema justo a tiempo (Just In Time) en Toyota.

Desde un ámbito de manufactura, Kanban te permite controlar lo que se produce, cantidad y tiempo, lo que implica funcionamiento de la producción bajo un sistema Pull, es decir que la producción se ajusta siguiendo la demanda real y no los pronósticos, y esto conlleva a tener bajos niveles de inventario.

Pull es opuesto al sistema de producción Push, el cual se rige por la fabricación de grandes cantidades de productos a partir de pronósticos de inventario que más adelante se trasladan al MRP (planificación de requerimientos de materiales) y por ende conllevan altos niveles de inventario.

ejemplo de tarjeta kanban

Si cambiamos hacia la perspectiva de software y de servicios, Kanban mantiene su esencia de justo a tiempo al mostrarse como un marco de trabajo ágil. Usado como metodología ágil e inicialmente aplicada por David J. Anderson en 2004, Kanban permite ajustar el trabajo en progreso o work in progress (WIP) a la capacidad del equipo, a través de las etapas de desarrollo que se definan.

Como ves, en ambos casos la aplicación es similar, sin embargo en la industria de servicios y más específicamente en la del software, la implementación de Kanban es más inmediata toda vez que lo único que se requiere es un tablero Kanban y tarjetas, a diferencia de una fábrica donde se requiere de adecuación física.

Hemos mencionado tablero Kanban, ¿y eso qué viene siendo?

Qué es un tablero Kanban

Uno de las principales ventajas de Kanban es la transparencia sobre el proceso. Esto se consigue con el tablero Kanban, el cual muestra en un vistazo el estado del trabajo actual según las etapas del ciclo de trabajo que se definan.

 Imagina que cada una de estas etapas representa un carril y son 3: Por hacer, haciendo y finalizado. Es decir que el trabajo por hacer entra por la izquierda y una vez es terminado, sale por la derecha. 

Adivina qué va en cada carril según su estado actual, exacto, ¡las tarjetas! Cada tarjeta representa un elemento de trabajo y nos brindará tanta información como nosotros definamos. De ahí que sea necesario que diseñemos nuestra pizarra Kanban.

Tipos de tarjetas Kanban

A pesar de que es la misma empresa quien diseña las tarjetas acorde a sus necesidades, en el caso de la fabricación la literatura ofrece clasificaciones para tarjetas Kanban.

Kanban de transporte: Indica al proceso proveedor la necesidad de material en el proceso cliente. Imagina una góndola de una tienda en la que el producto se acaba, allí debería haber entonces una tarjeta que indique la necesidad de aprovisionar desde el proceso proveedor (la bodega) hacia el proceso cliente (la góndola). No obstante para este ejemplo es más común encontrar la tarjeta en el tablero, lo que indicaría que esa góndola o estación de trabajo requiere de insumos.

Kanban de fabricación: Estas tarjetas se mueven en el mismo proceso de producción, usualmente se desplazan en la estación de trabajo y representan una orden de producción para el proceso que la reciben.

Otras clasificaciones: Otras clasificaciones son el Kanban de proveedores, urgencia, único, común, etc.

¡Con esto ya tienes un tablero Kanban implementado! Ahora bien, no siempre es tan sencillo y es necesario que antes de aventurarte a la implementación de Kanban, tengas en cuenta sus reglas.

Reglas de Kanban

Cualquier sistema Kanban en cualquier tipo de empresa debería cumplir con las siguientes reglas. Considera proceso o etapa cliente como aquella que está siguiente al proceso o etapa proveedora.

  1. No se deben enviar salidas defectuosas a los procesos cliente. La salida es el resultado del proceso proveedor. Por ende si se envía una salida defectuosa al proceso cliente, lo más seguro es que la gestión de trabajo en este proceso no sea buena.
  2. Los procesos cliente solo deben requerir lo justo y necesario del proceso proveedor.
  3. Se debe generar únicamente la cantidad que requiere el proceso cliente.
  4. Se debe nivelar la producción. Es decir que el proceso proveedor no debe tener más elementos de trabajo de los que puede manejar, porque además de aumentar sus tiempos, eventualmente sus salidas serán más de las que el proceso cliente está en capacidad de recibir.
  5. Kanban es la única fuente de verdad. Esto implica que no deben existir especulaciones ni cambios sobre lo estipulado en el tablero Kanban.
  6. Analizar el elemento de trabajo. Esta regla se interpreta de manera diferente dependiendo del tipo de empresa. Por ejemplo en una fábrica, analizar el elemento de trabajo es tener las actividades estandarizadas. Desde la perspectiva de desarrollo de software como los elementos de trabajo pueden ser diferentes, analizar es reducir la incertidumbre de lo que se debe hacer en el elemento de trabajo.

Cómo funciona Kanban

Con lo visto hasta ahora, es seguro que ya tienes idea de cómo funciona Kanban.

Hagamos un pequeño resumen.

Todo comienza con un tablero previamente diseñado en el cual colocamos una serie de tarjetas.  Esta tarjeta, que también debería ser ajustada según el tipo de industria y etapa en el tablero Kanban, es visible para el equipo de trabajo.

En la medida en que se va gestionando el trabajo asociado a la tarjeta en su etapa actual, esta va cambiando de etapa teniendo en cuenta el cumplimiento de las reglas de Kanban. Profundicemos un poco más en su funcionamiento, pero desde la perspectiva de cómo se implementa Kanban.

Cómo implementar Kanban

tablero con tarjetas
Fuente: Wikipedia. Jeff Lasovski

Es probable que con lo que hemos hablado ya tengas varios pasos en mente. A los pasos que vamos a enumerar, hay que agregarle los principios y prácticas de Kanban. Pero vamos por partes, primero los pasos para implementar Kanban:

Paso 1: Capacita al personal

Recuerda que todo cambio en el proceso requiere atravesar una etapa de socialización. Es importante que en esa capacitación, presentes las reglas de Kanban. Es un contexto de manufactura donde la implementación de Kanban toma más tiempo, no es viable su implementación de golpe en toda la fábrica, por lo que idealmente es mejor iniciar con una línea de producción.

Paso 2: Define las etapas del flujo de trabajo

Considera estas etapas como los carriles del tablero. Es importante que las etapas se definan en equipo para tener la perspectiva de los distintos roles que participan de la producción o servicio. En un equipo de software por ejemplo, los roles pueden comprenden el de Tester, Desarrollador, Devops y Product Owner.

Paso 3: Define las tarjetas Kanban

Dependiendo del tipo de negocio, las tarjetas tendrán más o menos información. No hay problema en que las ajustes conforme vas implementando Kanban, esto se trata de mejorar continuamente, ¿verdad? Puedes valerte incluso del color de la tarjeta para indicar más información, por ejemplo una tarjeta roja indica urgencia.

Paso 4: Asigna un responsable

Que exista una persona que verifique la implementación de Kanban es importante. Imagina por ejemplo una fábrica con un contenedor sin producto y ni el tablero ni el contenedor tienen una tarjeta. ¿Qué se debería hacer? La generación de la alerta en el equipo de trabajo para resolver el asunto debería ser la tarea inmediata de ese responsable.

Paso 5: Mide

El concepto de Kanban es sencillo, pero su implementación en flujos de trabajo complejos quizás no lo sea. Es importante realizar mediciones sobre cada estación de trabajo y sus tiempos e inventarios para detectar cuellos de botella. Tomemos como ejemplo una máquina que recibe productos de distintas líneas de proceso. Si el flujo de trabajo para el producto «x» llega a esta máquina y esta máquina está procesando el producto de la línea «y», ahí tienes un cuello de botella.

Paso 6: Estandariza

En la medida en que el proceso sea más estándar y realices más mediciones, empezarás a encontrar tiempos promedios. Esto siempre y cuando el personal de la línea no varíe de manera constante y se resuelvan los tiempos improductivos.

Paso 7: Extiende Kanban

Si implementaste Kanban es una pequeña parte de la empresa con resultados positivos, es hora de continuar su expansión sobre otras partes de la empresa o líneas de producción. Recuerda que no todos los procesos son aptos para Kanban. Por ejemplo un proceso basado en un sistema Push de producción con una demanda estable puede seguir funcionando como lo viene haciendo.

Principios y prácticas de Kanban

Kanban es muy útil dada su flexibilidad, pero su uso está guiado por principios y prácticas que lo hacen más fácil y son los siguientes.

Iniciando con los principios:

Empieza con lo que haces ahora

En otras palabras, Kanban se puede aplicar sobre el proceso actual. No es necesario crear un proceso desde cero ni nada parecido.

Comprométete a buscar el cambio incremental y evolutivo

Para una fábrica que nunca ha implementado Kanban, puede existir algo de resistencia al cambio. No es este el caso si hablamos de empresas de servicios o en la industria del software, donde este principio nos lleva a utilizar Kanban con poca resistencia dado que se buscan implementar cambios pequeños, continuos y evolutivos sobre el proceso actual.

Respeta procesos, roles y responsabilidades actuales

La implementación de Kanban no debe entenderse como que lo que está actualmente está mal y debe ser eliminado. Los procesos, roles y responsabilidades actuales pueden tener valor y su conservación debe ser analizada. Esto va alineado con el cambio incremental, en el que poco a poco se van generando cambios que hacen que el proceso evolucione.

Promueve el liderazgo en todos los niveles

Kanban huye del enfoque clásico en el que el liderazgo está sujeto a solo unos pocos niveles. Bajo el enfoque Kanban, se promueve el liderazgo en todos los niveles de la organización.

Continuando con las prácticas del método Kanban:

Visualiza el flujo de trabajo

No es posible mejorar un flujo de trabajo si antes no existe claridad del flujo de trabajo actual. Herramientas como el diagrama de flujo pueden ayudarte para este propósito.

La claridad del flujo debe verse reflejada en tu tablero Kanban, en el cual cada columna representa un paso o estado del flujo de trabajo.

Limita el trabajo en progreso

El trabajo en progreso o work-in-progress (WIP) debe ser limitado. Esto se realiza para reducir el tiempo que tarda un elemento de trabajo en recorrer las etapas del flujo de trabajo, toda vez que a mayor cantidad de elementos de trabajo, más capacidad de carga sobre el sistema y menor probabilidad de finalizar los elementos de trabajo en tiempos cortos.

Esto sin mencionar que tener un límite sobre el número de elementos de trabajo en progreso hace que el resultado sea de más alta calidad y crea un entorno de trabajo más sostenible.

Gestiona el flujo

Con gestionar el flujo nos referimos a la creación de un flujo de trabajo continuo, para procurar la creación de valor constante. Esto se logra realizando seguimiento sobre los elementos de trabajo para identificar cuellos de botella y bloqueos, buscando su resolución tan pronto como sea posible.

Haz las políticas explícitas

Cada equipo de trabajo define sus propias políticas. Por ejemplo, el máximo número de elementos de trabajo en una etapa o los criterios para que un elemento de trabajo pase de una etapa como «en desarrollo» a otra etapa como «en pruebas».

Crea circuitos de retroalimentación

En Kanban la mejora debe ser constante y eso no se consigue sin espacios de retroalimentación. Estos espacios no son más que reuniones como las denominadas «daily» en la que cada miembro del equipo comparte qué hizo, que hará y si tiene bloqueantes, al igual que reuniones de retrospectiva del servicio o revisión de riesgos. En todos los casos están reuniones deben ser cortas, de preferencia mejores a 15 minutos.

El método Kanban concibe una serie de reuniones con diferentes propósitos y frecuencias. Es el equipo de trabajo quien debe analizar si las adopta o no.

Mejora a través de la colaboración

La mejora en Kanban se consigue a través del trabajo colaborativo, y este trabajo se logra cuando existe una visión de trabajo de equipo definida y compartida. Dicho de otra forma, cuando el equipo se encuentra alineado en torno a los objetivos.

Ejemplo de Kanban en manufactura

Son varias las fórmulas expresadas por los autores para realizar cálculos asociados a Kanban en manufactura.  En esta ocasión, nos vamos a basar en los ejemplos que expone Socconini en su libro Lean Manufacturing: Paso a paso. 

Calcular la cantidad de piezas por Kanban

La implementación de Kanban en la fábrica conlleva calcular la cantidad de piezas por Kanban o dicho de otra forma, la cantidad de piezas que llevará la tarjeta.

Pasemos a la formula:

Cantidad de piezas por Kanban = D x TE x U x (1 + %VD)

D = Demanda semanal

TE = Tiempo de entrega en semanas que presenta el proveedor interno o externo.

  • Para productos que se compran: TE = Tiempo de generar la orden + tiempo de entrega del proveedor + tiempo de transporte + tiempo de recepción + tiempo de inspección y stock
  • Para productos que se fabrican: TE = Tiempo de generar la orden + tiempo de procesamiento + tiempo de recepción e inspección.

U = Número de ubicaciones

%VD = Nivel de variación de la demanda

Considera el número de ubicaciones como los depósitos o almacenes, por ejemplo en el inicio de la implementación es recomendado tener una ubicación para el proveedor y otra para el cliente.

Considera además el nivel de variación de la demanda como la desviación estándar de la demanda dividida sobre el promedio de la demanda en el mismo período.

Con esto claro, vamos a calcular la cantidad de piezas por Kanban de un soporte para motor.

Tomemos los siguientes datos:

  • Demanda mensual = 22.534 piezas.
  • Demanda semanal (D) = (demanda mensual x 12 meses) / # de semanas en el año = (22.534 x 12) / 52 = 5.200
  • Tiempo de entrega semanal (TE) = 1 semana
  • Número de ubicaciones (U) = 2
  • % de valor diario (%VD) = 25%

El porcentaje de valor diario lo calculamos dividiendo la desviación estándar sobre el promedio.

El porcentaje de variación es 24.89%. Lo redondeamos a 25%.

Con esto, ya tenemos todos los datos para calcular la cantidad de piezas de Kanban:

Cantidad de piezas Kanban = 5200 x 1 x 2 x 1.25 = 13.000 piezas.

Calcular el número de contenedores

El cálculo del número de contenedores es aún más simple. Para eso únicamente vamos a considerar la capacidad por contenedor y la cantidad de piezas por Kanban:

Número de contenedores = UK / CC

UK = Es la cantidad de unidades por Kanban

CC = Es la capacidad del contenedor

Considerando 13.000 como la cantidad de piezas por Kanban y 100 como la capacidad del contenedor, tenemos que:

Número de contenedores = 13.000 / 100 = 130 contenedores.

Ahora bien, otro cálculo necesario es el del número de Kanbans en circulación. Veamos…

Calcular número de Kanbans

Ya sabemos cómo calcular el número de piezas por Kanban pero, ¿cuántos kanbans son necesarios? Usaremos otro ejemplo con datos diferentes para este cálculo.

Y para eso emplearemos la siguiente formula:

TE = Es el tiempo de entrega o lead time de la cadena de valor, que va desde la materia prima hasta tener el producto terminado.

TT = Es el Tiempo takt o tiempo disponible para producir dividido entre la demanda. Tenemos un artículo dedicado al takt time y su cálculo.

UK = Es la cantidad de unidades por Kanban.

SS = Stock o margen de seguridad. Se usa para mantener un nivel de confianza ante posibles eventualidades.

Tenemos los siguientes datos:

  • Tiempo de entrega del proceso por semana = (450 minutos por jornada laboral * 7 días por semana) = 3150 minutos
  • Tiempo takt = 7 minutos
  • Cantidad de piezas por Kanban = 30 piezas
  • Margen de seguridad = 20 piezas

Ya tenemos todos los datos para realizar el cálculo, veamos:

Número de Kanbans = ((3150 / 7) / 30) + 20 = 35 kanbans

Software para la implementación de Kanban

Ya hemos mencionado que Kanban se puede implementar con tan solo un tablero y una serie de post-it para las tarjetas. No obstante, es cada vez más común (y ahora más en tiempos de pandemia y el boom del trabajo remoto) el uso de software para la implementación de Kanban.

No son pocos los software que se usan para este propósito y si bien algunos son mejores que otros, todos cumplen su cometido. Considero que es más importante cómo el equipo implementa Kanban que el software en sí mismo.

Para esto tampoco es necesario pagar, al menos no con implementaciones iniciales de Kanban. Notion es una opción gratuita para Kanban y puedes implementarlo siguiendo tutoriales como este. Existen muchas plantillas en Notion de otros usuarios que ya están probadas y te servirán para iniciar rápido en el uso de Kanban.

Además de Notion, también he trabajado Kanban con Jira de Atlassian y Monday (del que hice un análisis aquí). Con cualquiera de las tres opciones podrás trabajar Kanban.


Fuente:

Atlassian: La información de Atlassian sobre las metodologías ágiles es muy buena y con Kanban no es la excepción. Explican conceptos de Kanban desde una perspectiva de industria del software y lo hacen a través de imagenes de su software Jira. Disponible aquí.

Agile Alliance: Expone muchos conceptos de Kanban de forma resumida y sencilla. No profundiza mucho en cada concepto, pero es útil para tener un esquema de todos los conceptos que Kanban comprende. Disponible aquí.

Kanban Zone: Explica de manera sencilla los conceptos de Kanban bajo un enfoque de manufactura. Disponible aquí.

Socconini, L M., & Sánchez, J. (2019). Lean Manufacturing. Paso a paso. Barcelona, España: Marge Books. Desde una perspectiva de fábrica, explica cómo implementar Kanban.

Cómo referenciar este artículo

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Betancourt, D. F. (21 de septiembre de 2021). Qué es el método Kanban y cómo se implementa. Recuperado el 01 de diciembre de 2021, de Ingenio Empresa: www.ingenioempresa.com/kanban.

Betancourt, Diego Fernando. Qué es el método Kanban y cómo se implementa. (21 de septiembre de 2021). www.ingenioempresa.com/kanban. (último acceso: 01 de diciembre de 2021).

BETANCOURT, Diego. Qué es el método Kanban y cómo se implementa. [En línea]. 21 de septiembre de 2021. [Citado 01 de diciembre de 2021]. Disponible en: (www.ingenioempresa.com/kanban).

BETANCOURT QUINTERO, Diego. Qué es el método Kanban y cómo se implementa. En: Ingenio Empresa. [En línea]. 21 de septiembre de 2021. [Citado el: 01 de diciembre de 2021]. www.ingenioempresa.com/kanban.

Betancourt, Diego Fernando. Qué es el método Kanban y cómo se implementa. 21 de septiembre de 2021. 01 de diciembre de 2021. <www.ingenioempresa.com/kanban>.

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