Planear, hacer, verificar y actuar. Cuatro palabras que han significado mucho para el mejoramiento continuo en las organizaciones.
¿De dónde provienen estas palabras? ¿Qué significan en sí? ¿Cómo a través de 4 pasos logramos el mejoramiento continuo? Es lo que veremos hoy al detalle.
Hoy en Ingenio Empresa, hablamos a profundidad del ciclo PDCA o ciclo de Deming.
Qué es el ciclo PDCA
También conocido por sus siglas en español PHVA, el ciclo de deming o ciclo PDCA (PDCA cycle) se basa en la realización constante de 4 pasos
- Planear (plan),
- Hacer (do),
- Verificar (check) y en algunas referencias reemplazado por la «S» de study.
- Actuar / ajustar (act).
¿Quién fue su creador? Breve historia del ciclo PDCA
¿Te interesa la historia? Si es así dale click para contarte en unas cuantas líneas cómo se creó el ciclo PDCA.
Cómo hacer el Ciclo PDCA
Para llevar a cabo un plan de acción a través de un ciclo PHVA, atravesaremos 4 pasos. ¿Adivinas cuáles son?
Planear: La planificación de los objetivos o actividades
Antes que nada, debemos definir cuál es la situación. La aplicación del ciclo PHVA requiere tener la vista sobre un proceso, oportunidad o problema.
Definir la situación implica realizar el análisis sobre el problema o evento. No se puede definir un plan de acción si antes no entendemos cuál es el problema. Aquí podemos usar cualquiera tipo de técnica de análisis (dale un vistazo a la sección de análisis y mejoramiento de procesos). Si hablamos de un problema, podemos usar herramientas como Espina de pescado o 5 por qué.
Dicho esto, en esta etapa es común que se realicen análisis cuantitativos, reuniones grupales, grupos de consenso, investigaciones, etc. Todo sea para conocer qué se debe hacer de cara a la etapa de «hacer».
Ahora bien, si hablamos de sistemas de gestión debemos tener en cuenta que el PHVA se aplica tanto a nivel general como a nivel específico, siendo el general la representación de la estructura del sistema (numeral 0.3.2 de la norma lo explica) y el especifico un plan de acción para el cierre de una no conformidad o para nuestra vida misma.
Una vez tenemos total claridad del problema o situación, planteamos la estrategia o secuencia de actividades que nos conducirá a mejorar el proceso, abordar la oportunidad o solucionar el problema. Por supuesto, esta estrategia entre más específica, mejor. Aquí es cuando herramientas como 5W2H toman relevancia al permitirnos afinar la planificación.
Este para mí, es el paso importante. Si no hay una buena planificación, los resultados no serán los deseados. No obstante, en muchas organizaciones, este es el paso que menos tiempo toma.
Dicho esto, lo mínimo que debe tener un plan de acción es actividades, fechas y responsables. Pero para empezar con pie derecho, consideremos incluir otros aspectos como sitios o lugares, recursos, materiales, riesgos, factores críticos de éxito, medios y especificación del cumplimiento de la actividad.
El control de esta planeación se puede realizar a través de herramientas como el diagrama de Gantt o la citación electrónica por calendario a los responsables sobre las actividades del plan de acción que les conciernen.
Hacer: La ejecución de lo planificado
Realizamos cada una de las actividades planteadas teniendo en cuenta los parámetros establecidos (recursos, riesgos, materiales, etc). Entre más grande el plan de acción, más recomendable es el seguimiento de una persona sobre cada actividad y responsable.
A veces, dentro del Hacer del PHVA existirán pequeñas desviaciones que irán en función del resultado de la ejecución de la actividad planeada.
Por ejemplo: En un plan de acción se definió que una actividad era el levantamiento y análisis de los datos para la elección y ejecución de la alternativa adecuada. Según el tipo de alternativa habrán diferentes actividades. Por lo tanto, cuando se ejecute el levantamiento y análisis de los datos y se obtenga la alternativa a elegir, se crearan giros importantes dentro de ese plan de acción. Eso se planea según el resultado de la ejecución.
Otro aspecto importante dentro de la etapa Hacer, es que según la complejidad del plan de acción se puede considerar hacer cambios a una pequeña escala o pruba piloto para que, en función del resultado, se reproduzcan las mismas actividades a gran escala.
Verificar: Lo ejecutado VS lo planificado
En la etapa de verificación o evaluación determinamos en qué medida se cumplió lo planificado.
Esta verificación se puede hacer actividad por actividad o a nivel del cambio esperado que supone el plan de acción, aunque lo mejor es que se haga de dos formas:
- Mientras se va ejecutando el plan de acción vamos evaluando la eficacia de la actividad realizada, esto es que genere el resultado esperado en los términos dispuestos (tiempo, costo, etc)
- Análisis final que determine el resultado del plan de acción y nos oriente mejor hacia la etapa de ajustar. Para este análisis, podemos emplear herramientas de la calidad como pareto, diagrama de correlación y hojas de comprobación.
Por lo general, un plan de acción complejo y bien hecho, en la etapa de verificar genera una lección aprendida. De ahí que las normas de los sistemas de gestión incluyan este punto.
Actuar: Con base en los resultados
La última etapa del circulo de Deming nos lleva a realizar las acciones necesarias para cerrar las brechas evidenciadas en la verificación. Durante esta etapa suelen surgir planes futuros o recomendaciones, que es precisamente eso lo que nos lleva hacia la mejora continua.
La estandarización de la solución, su recopilación o documentación sobre procedimientos y su posterior difusión, suelen hacer parte de la etapa actuar.
Ejemplos de PHVA
Ejemplo PDCA en una organización
Una auditoría realizada en la organización Don Juan evidenció que la empresa no ha realizado a tiempo el mantenimiento preventivo de las maquinarias, lo que ocasionó 4 parones en producción durante el último semestre.
La organización plantea una acción correctiva PHVA para abordar la no conformidad:
Iniciamos con la etapa de planificación:
Antes que nada debemos analizar la situación, caractericemos el problema:
- ¿Por qué no se ha realizado el mantenimiento de las maquinas?
- Porque no se cuenta con un programa de mantenimiento.
- Determinamos el costo que significó en la empresa tener 4 parones de producción.
- Determinamos que el costo fue de $US 3200
¿Qué nos queda? Trazar el plan de acción. Con el análisis del problema realizado, ya sabemos qué actividades se van a plantear:
- Definir el costo y las implicaciones de contratar a una persona de planta para que realice el mantenimiento de los equipos.
- Realizar 4 cotizaciones de empresas que realizan mantenimiento preventivo a maquinarias.
- Analizar las opciones en términos de costo / beneficio.
- Realizar la contratación de la opción elegida con las implicaciones legales y contractuales que esto conlleva.
- Verificar tras 3 meses de contratada la opción la efectividad de los mantenimientos.
Desarrollamos los puntos definidos en la planificación:
- El costo de contratar una persona encargada de mantenimiento sería de $US 240 el día, dos veces al mes. Tener una persona realizando esta labor conlleva alto riesgo de accidente laboral con la maquinaria, además no le podemos exigir a la persona devolución en caso de falla de maquinaria.
- Realizamos las 4 cotizaciones. La cotización más económica es de $430 el mantenimiento por día, se realiza dos veces al mes. La empresa asume el costo de tener parada la producción en caso de que la maquinaria falle, hasta que la reparen. También asume el riesgo de accidente laboral del personal que ellos envían.
- Realizamos un análisis en términos de costo / beneficio. Se elige la cotización más económica por lo que representa en términos de costos y cesión de responsabilidad.
- Realizamos el contrato de servicio con la empresa de mantenimiento.
Transcurridos 3 meses, realizamos la verificación:
- ¿Ha mejorado el desempeño de la maquinaria? Si. ¿Se ha averiado la maquinaria en los últimos 3 meses? No. ¿Supone un ahorro para la compañía? Si. Por lo tanto, la solución fue efectiva.
Actuar, en caso de ser necesario:
- En vista de que la acción ha sido efectiva, no es necesario iniciar un nuevo ciclo.
- La empresa contratada también realiza el mantenimiento a instalaciones locativas, conviene realizar un nuevo análisis costo / beneficio para llegar a un nuevo acuerdo.
Ejemplo PHVA en un sistema de gestión
Algunas normas emplean el ciclo PHVA para explicar los puntos que contiene. Tal es el caso del sistema de gestión de calidad. En el punto 0.3.2 la norma ISO 9001 explica como los capítulos se ajustan al ciclo PHVA.
Ejemplo PHVA en la vida de una persona
Daniel está buscando empleo. En 3 días tiene una entrevista laboral con la psicóloga y para él es muy importante quedar contratado. Para eso él:
Planifica:
- Hace un repaso de las preguntas más comunes en una entrevista laboral de ese tipo y prepara una respuesta.
- Se aplica un análisis DOFA a sí mismo para conocer sus oportunidades, debilidades, amenazas y fortalezas.
- Repasa la ubicación del lugar de la entrevista por Google Maps y Google Street para saber cómo llegar y mitigar el riesgo de llegar tarde.
- Busca información de la empresa.
Hacer:
- Toma el bus según la ruta que identificó en su planeación.
- Estudia su análisis DOFA.
- Hace la entrevista laboral en la que algunas de las preguntas que le hacen, corresponden a las preguntas que él ya había estudiado o son sobre su personalidad, por lo que responde a partir de su análisis FODA.
Verificar:
- Algunas de las preguntas, Daniel no las tenía preparadas y en unas pocas su respuesta pudo ser mejor. Para la próxima entrevista deberá saber por ejemplo, cómo a partir de la información de la empresa, del cargo y del profesional que es él, puede aportar a la compañía.
Daniel ha pasado a la segunda etapa. Ahora tiene entrevista con el que será su jefe inmediato.
Ajustar:
- Daniel fortalece los puntos débiles que logró verificar / comprobar en su primer entrevista.
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como implementarlo el ciclo deming a un restaurante
como puedo usarlo con relacion al serivicio al cliente
HOLA
me gustaria implementar PHVA EN actividades de alto riesgo como seria ??
Hola Darwin.
La elaboración del PHVA no cambia, los pasos siguen siendo los mismos independiente de qué proceso se esté detallando. Lo puedes elaborar siguiendo los pasos descritos en el artículo.
hola diego, buenas tardes me gusto mucho tu informacion
en que se puede implementar esta herramienta de el PHVA para mejorar los procedimientos de auditorías en prevención de riesgos laborales.
Hola me podrías ayudar.
¿Como mejorar la planificación de instrumentos de gestión en mi I.E. teniendo en cuenta el CICLO DEMING?
GRACIAS POR LA INFORMACION ME PODRIAN AYUDAR CON UN EJEMPLO DE PHVA EN UNA INDUSTRIA FARMACEUTICA
Cual es el prblema que se identifico ? Es decir, ya se realizó un análisis de que ese problema sea el causante raíz?
Qué empresas utilizan este método?
Hola
Me podrías ayudar con este ejemplo
«En este taller van a desarrollar un Ciclo PHVA (paso a paso) en la empresa de construcción de aviones de papel a escala “Fly Enterprise”. Ustedes son expertos en materia de aviones y una aerolínea desea contratar con ustedes la construcción de 5000 unidades que vuelen por lo menos 4 metros en línea recta. Por lo tanto, en grupos de 2(dos) Utilizarán 1 hoja de papel y sus manos para elaborar un avión a escala sin ayuda de otro grupo o de ningún aparato electrónico para enviar una muestra y poder concursar por la contratación de todas las unidades. Para tal fin, cuentan con 60 minutos para culminar el proceso y el ciclo PHVA.»
Hola me podria ayudar aorientandome como utilizar el circulo Deming en la programacion de mantenimientos
Hola Guadalupe.
Depende mucho de lo que la empresa tenga definido como proceso de mantenimiento. Sin embargo un enfoque general puede ser:
P: Planificación del mantenimiento: Fechas, equipos, responsables y recursos definidos en un programa de mantenimiento que puede estar físico o digital.
H: Ejecucipon del mantenimiento.
V: Verificación del mantenimiento: Se chequea que el mantenimiento se haya hecho de manera correcta al equipo y con base en lo definido en el programa.
A: Ajuste: Se cierran las brechas obtenidas de la verificación, es decir que si por ejemplo a un equipo no se le hizo mantenimiento en la fecha establecida, se hace inmediatamente.
Todavia tengo dudas de como realizar un PDCA para un hospital o servicio prestado en el area de salud me pudiera dar un ejemplo sencillo por favor.
Hola diego necesito aplicar el ciclo pdca para la etapa de desarrollo de una silla para consumo masivo.
Hola Melisa. No tengo conocimiento de cómo crear una silla, menos para consumo masivo. En esta ocasión no te puedo ayudar 🙁
Hola Melisa
Mi sugerencia es que estudies el ciclo de deming para que puedas entender la estructura que ofrece y así tu puedas evaluar si esta herramienta te funciona correctamente, ademas de que una vez que hayas entendido su mecanismo, sera muy sencillo desarrollar tu proyecto, ya que la misma estructura te ira marcando el paso que necesitas en el desarrollo de tu proyecto.
muchas gracias por la información me pareció muy interesante
Me alegra que te guste Ronal!
Buenos dias,
necesito implementar la metodología PDCA a un hotel que presenta una significativa reducción en sus reservas, con respecto al año anterior. Me podrias ayudar por favor.
Hola Sharina.
Supongo que quieren solucionar el problema a través del ciclo de mejora continua. Por lo tanto, deben entender las causas del problema. ¿Qué esta ocasionando que exista reducción en las reservas? Herramientas como Pareto, Ishikawa , 5 por qué u otra de las 7 herramientas de calidad, les permitiran caracterizar mejor el problema.
Es importante que este análisis de causas lo hagan entre varios, de lo contrario el resultado no será el mejor.
Con las causas identificadas, deben definir las actividades, fechas, recursos, responsables y todo lo demás que consideren aumentaran las reservas. Esta etapa, la que involucra datos y definición de actividades es el «PLANEAR».
Luego deben ejecutar lo planificado de acuerdo a las fechas dispuestas e ir verificando que el resultado esté acorde a lo que definieron en la planificación, es decir que deberán ir midiendo el comportamiento de las reservas. Esto es la etapa de HACER.
Una vez ejecutadas las actividades, si se logró el resultado definido por actividad… luego entonces… ¿aumentaron las reservas? Esta es la etapa de VERIFICAR.
De acuerdo a los resultados, puede ser necesario estandarizar lo definido, es decir capacitar, documentar, entrenar, etc. Si el resultado no es el esperado, ¿por qué no fue el esperado? Inicia nuevamente el ciclo. Esta es la etapa de ACTUAR.
Me cuentas, un saludo.
hola Diego, oye, debo de aplicar esta metodología PDCA en la NOM-030-STPS-2009 como la podría aplicar?
Hola Patricia.
No, la verdad no conozco la norma en mención y no podría darte una buena respuesta. Revisandola por encima y dejandome llevar por los títulos en su contenido, pensaría que 4, 5, 6 son Planear, 7 hacer, 8 y 9 verificar y el actuar no lo veo. En todo caso no me creas e investiga por otra parte.
Un saludo.
Buenos días, Diego.
Debo aplicar el ciclo PHVA al aseo del cuerpo, por favor me colaboran con la información..
Gracias.
Muy buenas tardes Diego excelente material, te doy las gracias por compartir tus conocimientos y lo mas importante aportar o ayudarnos a ver una luz al final del túnel.
Muchas gracias Felix.
En que se puede implementar esta herramienta para el area de RR.HH.
Hola Daniela. En todo lo que la quieras implementar, básicamente es entender cómo se realizan las actividades bajo un enfoque de PHVA.
Dicho lo anterior, puedes mapear el proceso segmentando actividades de Planear, hacer, verificar y actuar. Por ejemplo la evaluación de desempeño:
– En planear: Definir los criterios y tipos de evaluación a aplicar por colaborador (90º, 180º, 270º, etc), cronograma de evaluaciones, la herramienta a usar, etc.
– En hacer: Implementar la herramienta y ejecutar las evaluaciones. Analizar los resultados para generar estadística que indique qué aspectos deben fortalecerse en el personal.
– En verificar: Verificar que todos los colaboradores hayan sido evaluados y que los resultados del análisis sean pertinentes.
– En actuar: Corregir las desviaciones identificadas.
Muchas gracias por tus portes. Es una herramienta aplicable en los procesos de las organizaciones que están certificados con el esquema de ISO 9001:2015.
Saludos.
Así es Maria Eugenia. De hecho, la misma ISO 9001:2015 está planteaba bajo un enfoque PDCA.
Un saludo.
Buenas noches Diego, información muy valiosa gracias por compartirla, muy practica y útil para las organizaciones, la gran dificultad es la cultura en la mayoría de sus servidores para la incorporación de nuevos conceptos; pero toca seguir intentándolo.
Intentarlo por todos los medios Arlinson. Capacitaciones, talleres, comunicaciones, reuniones, casos de estudio, modelos de compensación…. Todo lo que pueda generar el hábito de aplicar estás herramientas; pero al igual que lo mencioné en otro comentario, todo empieza por la gerencia.
Un saludo
Gracias Diego me ha resultado de gran ayuda el contenido de este post pues es lo que realmente necesitaba para compartir con mis colegas. Como resultado de la revisión del sistema nos encontramos en la revisión de las fichas de proceso de la organización con la introducción del diagrama SIPOC y precisamente los ejemplos que brindas en cada etapa del ciclo facilitan la comprensión para establecer la secuencia de las actividades que le corresponden a cada proceso.
Es bueno poder contar siempre con tus experiencias y aportes.
Ana
Hola Ana.
Me alegra mucho que te haya sido de utilidad. Probablemente ya leíste estos post, pero si no, algo hablamos de las fichas de proceso y del diagrama SIPOC. Ahí estan los enlaces.
Saludos!
Buenas tardes Diego, gracias por la información, es un enfoque interesante, practico y si se quiere, no muy complicado de aplicar: En mi organización, el problema son las personas; sus culturas personales les limita grandemente, son desconfiados, incrédulos y faltos de visión.
Se dificulta su aplicación, pero es una herramienta importante y la pienso utilizar.
Saludos y gracias nuevamente.
Hola Gerardo.
Todo empieza por la alta dirección. Si la cultura organizacional no se imparte desde la gerencia, poco se podrá conseguir.
Así que, apunta a la gerencia. Si los convences, ya tienes gran parte del trabajo hecho.
Saludos!
Estimado Diego
Las técnicas para la mejora continua de procesos y actividades en las empresas son vitales, en la era de la globalización y de la competitividad
Gracias por compartir
Saludos cordiales
Hola Jesús. Así es, de obligatorio conocimiento para las empresas que deseen mantenerse a flote en este mundo globalizado y competitivo.
Saludos y gracias por comentar.
Muy buen articulo Diego
Excelente el contenido y el ejemplo. Sds