Estoy seguro que la herramienta de que hablaremos hoy ya la has visto. Quizá no como herramienta de calidad, quizá no pensaste que fuera una herramienta formal. Pero es probable que ya la hayas visto o usado.
Hoy te hablaré de la matriz de priorización, una de las 7 nuevas herramientas de calidad también denominadas «7 herramientas de planificación y gestión»
En esta ocasión te contaré qué es una matriz de priorización, para qué sirve, cómo se hace, y por supuesto un ejemplo de su aplicación.
¡Empezamos!
En qué consiste la matriz de priorización
¿Qué es más importante? ¿A qué deberíamos prestar más atención? ¿Qué es lo más urgente? En esto consiste la matriz de priorización.
También denominada matriz de criterios, esta matriz consiste en un arreglo de filas y columnas que enfrentadas permiten realizar una elección, que con base en la selección, ponderación y aplicación de criterios debería ser la mejor.
¿De qué depende de que sea la mejor? Que los criterios elegidos sean apropiados, al igual que la ponderación que se le asigna y que la calificación del elemento sea pertinente.
Dicho lo anterior, de seguro ya sabes para qué nos puede servir…
Para qué sirve la matriz de priorización
Para elegir la que se supone es la mejor elección, y digo se supone, porque será la mejor opción según la definición, ponderación y aplicación de criterios.
Ahora bien, su utilidad se ve maximizada cuando tenemos más de 5 opciones y no menos de 4 criterios, que es cuando ya se va tornando complejo elegir una opción «a ojo».
Situaciones donde realicemos un análisis de datos matriciales son muchas. Te puedo contar las veces en que he visto una fenomenal aplicación de matrices de priorización:
- Elección de mejor software para adquirir.
- Para la priorización de estándares en el programa de auditoría para el mejoramiento de la calidad (PAMEC en Colombia).
- Para definir la mejor ubicación de una planta de producción.
- Proyecto de mejora con mayor impacto en la organización.
- Mejor computador personal (este lo hice para mí 🙂 ).
- Mejor apartamento para comprar.
Cuáles son sus ventajas
Entre las ventajas de la matriz de priorización vas a encontrar que:
- Es flexible. Puede involucrar pocas opciones, pocos criterios o muchas opciones y muchos criterios.
- De fácil trabajo en equipo: Es una herramienta con que se puede trabajar en equipo, bien sea en una pantalla o en un tablero.
- Parametrizable. Las matrices de priorización más complejas (cientos de opciones y criterios) se pueden parametrizar en un software y dejar que el software decida con base en ordenes. Esto ya involucra programación.
- Facilita el consenso: Cuando es difícil ponerse de acuerdo, una matriz de priorización puede solucionarlo todo.
Qué tipos de matriz de priorización existen
El concepto en sí mismo de la matriz de priorización es muy simple y es el que trataremos en este post.
No obstante, es importante mencionarte que existen otros tipos de matrices adecuados para casos más complejos. Estos son:
- Método del criterio analítico completo: Adecuado para equipos más pequeños que van desde 3 a 8 personas con pocas opciones y pocos criterios. Es el más complejo de los 3 métodos de priorización, pues suele requerir no menos de 3 tablas, una para llegar a un consenso frente a los criterios de priorización, otra para las opciones (que pueden ser tantas como criterios existan) y una última que cruza criterios y opciones.
- Método del consenso de criterios: Es adecuado para grupos más grandes (más de 8 personas) que consideran más criterios y opciones (más de 8). No tiene tantos pasos como el método analítico completo.
- Método de combinación ID: Se basa en causa y efecto en lugar de criterios. Es apropiado cuando existe mucha interrelación entre las opciones.
Cómo hacer una matriz de priorización
Los pasos a continuación pueden variar un poco según el tipo de matriz a emplear, tal como verás en dos ejemplos de matriz de priorización que detallaremos más adelante.
Pero sí que podemos establecer 4 pasos fundamentales:
Paso 1: Definir el objetivo perseguido con la matriz
Este paso puede sonar obvio, pero es necesario mencionarlo. A veces nos aventuramos a emplear herramientas sin tener un propósito definido. El objetivo debe ser claro, concreto, específico.
Dicho de otra forma, preguntate, ¿qué busco saber con la matriz de priorización?
Paso 2: Cuáles son las opciones
Si no están definidas ya, es necesario definirlas. Si ya las tienes también conviene que te preguntes, ¿hace falta otra opción?
Si trabajas en equipo, una buena idea es repartir post-it a cada persona para que escriba las opciones que considere, para luego mencionar las opciones que cada uno anotó y elegir las más apropiadas.
Paso 3: Establece los criterios
Los criterios se obtienen a partir de las opciones.
¿Estas evaluando oportunidades de mejora para implementar? Los criterios pueden ser tiempo de implementación, complejidad, conocimiento requerido y recurso financiero.
¿Quieres elegir una maestría? Prestigio de la universidad, costo, tiempo de desplazamiento y enfoque son ejemplos de criterios.
Para establecer los criterios puedes repetir el tip de los post-it repartiéndolos a tu equipo de trabajo. Lo importante aquí es que te preguntes, ¿qué características deberían cumplir las opciones?
Paso 4: Pesos ponderados de los criterios
En este paso define el peso que tendrá cada criterio. Si el grupo de trabajo no llega a un acuerdo, se puede ir más al detalle y comenzar a cruzar cada criterio con los demás en una matriz en forma de L con base en una tabla de valores ya establecida.
Paso 5: Enfrentar las opciones para el primer criterio
De nuevo, en una matriz tipo L teniendo como enfoque un solo criterio, toma una opción y cruzala con las demás. Nos preguntamos entonces: ¿La opción X (fila) es más importante que la opción Y (columna) teniendo en cuenta el criterio Z?
El resultado será la calificación por opción para el criterio determinado.
Paso 6: Enfrentar las opciones para los demás criterios
Repite el paso 5 para los demás criterios, es decir, enfrenta las opciones entre sí para cuanta cantidad de criterios exista.
Con esto ya tienes claro cómo hacer una matriz de priorización de problemas.
¿Qué queda ahora? ¡Pasar a la acción!
Ejemplo práctico de matriz de priorización
Realizaremos dos ejemplos de matriz de priorización. El primero será muy sencillo. Consistirá en la elección de un apartamentos para comprar. El segundo consistirá en el método de criterio analítico completo y tratará sobre la elección de un software de Business Intelligence.
Vamos con el primero.
Paso 1: Nuestro objetivo es elegir el mejor apartamento dentro de la zona Sur de la ciudad de Montevideo.
Paso 2: Dentro de nuestra averiguación de apartamentos, hemos obtenido 4 opciones:
- Apartamento en el barrio centro.
- Apartamento ubicado en ciudad vieja.
- Apartamento en el barrio cordón.
- Apartamento en tres cruces.
Paso 3: Los criterios para elegir el mejor apartamento son:
- Ubicación: Queremos que se encuentre en una ubicación favorable, cerca de sitios importantes.
- Precio de alquiler: Si es económico, mejor.
- Número de metros cuadrados: A más grande, más puntuación.
- Vista del apartamento: A mejor vista, mejor puntuación.
- Estado del apartamento: Queremos que sea cómodo, confortable y en buen estado.
Paso 4: Lo más importante es la ubicación. Luego le sigue el precio, De tercera está el estado del apartamento, luego el número de metros cuadrados y por último la vista.
- Ubicación: 35%
- Precio de alquiler: 25%
- Estado del apartamento: 20%
- Número de metros cuadrados: 15%
- Vista del apartamento: 5%
Paso 5 y paso 6: Para este ejemplo cada opción puede obtener una puntuación de 1 a 5 por cada criterio, siendo 1 lo más bajo y 5 lo más alto. Así pues, el resultado de nuestro ejemplo de matriz de priorización en excel es el siguiente:
Nuestra mejor elección es el apartamento ubicado en Ciudad Vieja. Esta es una forma simple de matriz de priorización.
Vamos ahora con una más idónea para decisiones complejas que se toman en grupo.
Matriz de priorización: Ejemplo detallado
Para este ejemplo, usaremos la matriz de priorización para elegir el mejor software de Business Intelligence. Podemos considerar este ejemplo una priorización real para quien está buscando elegir un software de analítica entre los 3 líderes de la industria.
Cabe anotar que solo uso Power BI. Para calificar los otros dos tomé información de esta y esta comparativa de software BI.
Las opciones a considerar son 3:
- Microsoft Power BI
- Qlikview
- Tableau
Los criterios a considerar son:
- Facilidad de uso.
- Acceso e integración de fuentes de datos.
- Creación de visualización y paneles de datos.
- Soporte para R y Python.
- Precio.
Pasos 1, 2 y 3 completos.
En el paso 4 debemos determinar la importancia relativa de cada criterio para establecer la ponderación. Para esto, realizaremos una matriz en L donde estarán los criterios en la primera fila y primera columna.
Como un criterio no se puede comparar contra sí mismo, la línea diagonal estará inhabilitada.
Con esto claro, iniciamos. La dinámica consiste en preguntarnos, si cada criterio de la fila es más o menos importante que el criterio de la columna. Recuerda que fila es a horizontal como columna es a vertical.
Acto seguido, calificamos en la casilla respectiva:
- 10: El criterio de fila es mucho más importante que el criterio de columna.
- 5: El criterio de fila es más importante que el criterio de columna.
- 1: Ambos criterios son igual de importantes.
- 0.2: El criterio de fila es menos importante que el criterio de columna.
- 0.1: El criterio de fila es mucho menos importante que el criterio de columna.
Por ejemplo, ¿la facilidad de uso es más importante que el acceso e integración a fuentes de datos?
El grupo de trabajo opina que si, es más importante, no por por mucho, pero lo es. Le asignamos 5.
Ahora bien, recuerda que lo que estamos haciendo es comparar la fila de criterios con la columna de criterios. Por lo tanto, la calificación que obtengamos del cruce de fila – columna, vamos a colocar el reciproco en la comparación columna – fila. Es decir:
La facilidad de uso es más importante que el acceso e integración de las fuentes de datos? Si, le asignamos 5 puntos.
Por consiguiente, el acceso e integración de las fuentes de datos es más importante que la facilidad de uso? No, no es más importante. Asignamos el reciproco de 5, es decir 0.2 puntos.
Procedemos igual con los demás criterios, teniendo en cuenta los reciprocos de cada calificación asignada:
- 10 puntos: Valor reciproco de 0.1.
- 5 puntos: Valor reciproco de 0.2.
- 1 punto: Valor reciproco de 1 punto.
- 0.2 puntos: Valor reciproco de 5 puntos.
- 0.1 puntos: Valor reciproco de 10 puntos.
Hechas las calificaciones, ya tenemos nuestra ponderación de criterios:
Fijate que para calcular el peso ponderado de cada criterio, sumamos la calificación por fila y luego la totalizamos (36 puntos obtenidos). A continuación dividimos el total obtenido por criterio por la sumatoria de puntos. Por ejemplo, para el criterio facilidad de uso, 16/36 = 0,44.
En el siguiente paso vamos a calificar cada opción teniendo de enfoque a cada criterio. Haremos el ejemplo con «precio».
Las posibles calificaciones son las mismas, pero recuerda que debes calificar en función del criterio. Para el caso de precio sería así:
- 10: La opción de fila es mucho más económica que la opción de columna.
- 5: La opción de fila es más económica que la opción de columna.
- 1: La opción de fila es igual de económica que la opción de columna.
- 0.2: La opción de fila es menos económica (o más costosa) que la opción de columna.
- 0.1: La opción de fila es mucho menos económica que la opción de columna.
Calificamos todas las opciones bajo el enfoque de cada criterio. Habrán tantas matrices como criterios existan:
Ahora procedemos a consolidar las calificaciones de las opciones por cada criterio, es decir que tomamos la columna de peso relativo en cada calificación.
¿Qué queda? Ya tenemos calculado el peso ponderado por cada criterio y la calificación obtenida por cada opción. Ahora vamos a multiplicarlos.
Por ejemplo, el peso ponderado del criterio «facilidad de uso» es 0.44 y la calificación obtenida por Power BI en la comparación de opciones para ese criterio fue de 0.48. La multiplicación de 0.44 * 0.48 nos da 0,215.
Hacemos lo mismo con las demás opciones y criterios y al final totalizamos para hallar la opción a elegir.
El resultado de nuestro ejemplo de matriz de priorización es la elección de Tableau. Aunque si te fijas, la diferencia con Power BI es de tan solo 0,01. Quizás conviene realizar otra priorización entre estas dos opciones. Ahí te lo dejo 🙂
Ejemplo en excel
Para descargar ambos ejemplos de matriz de priorización en excel, tan solo haz click aquí.
Fuente de imagen de encabezado: Diseñado por Www.slon.pics
buenas noches, una consulta, la ponderación seleccionada 10, 5, 1, 0.2, 0.1, en que se basó? o bajo que referencia fue escogida? espero me pueda ayudar por favor, es para añadir a mi proyector de titulación de la universidad
Hola Diego, necesito hacer una consulta, cuales son las herramientas para identificar un problema entre varios que ha de ser prioritario… Matriz de Vester o hay otro?
Hola Sandra.
Si tienes varios problemas y debes identiicar uno entre prioritarios, convendría realizar un análisis de causas. Herramientas como Ishikawa, 5 por qué, Pareto y matriz de vester te pueden ayudar.
La razón por la que te señalo otras herramientas es porque no siempre los problemas se diferencian uno de otro. En la mayoría de veces, existe relaciones de causalidad entre los problemas, lo que hace que algunos sean causas y otras sean efectos.
Me gustó tu escrito y tus respuestas. Se nota Diego que te has instruido y además eres muy amable y específico en atender las consultas, eso se agradece infinitamente.
Joha.
Hola, disculpa la pregunta, pero no entiendo de donde se llega a estas constantes
•10: El criterio de columna es mucho más importante que el criterio de fila
•5: El criterio de columna es más importante que el criterio de fila.
•1: Ambos criterios son igual de importantes.
•0.2: El criterio de columna es menos importante que el criterio de fila.
•0.1: El criterio de columna es mucho menos importante que el criterio de fila.
es parte de un método ? porque los valores 10, 5, 1, 0.2 y 0.1?
gracias y saludos
Hola de nuevo, intenté publicar un comentario pero no sé si lo he conseguido. Ahí va de nuevo: pertenezco a un cuerpo policial y me interesa priorizar la respuesta que se le da a las informaciones que llegan a mi servicio comunicando hechos delictivos, pues carezco de recursos humanos y materiales suficientes. Las opciones básicamente son: investigar el delito reportado o archivar la información recibida. He definido 10 criterios. ¿Qué matriz de priorización debo utilizar? ¿es posible este tipo de priorización?. Gracias anticipadas.
Hola Carlos. Si, estaban los dos comentarios pero entran siempre bajo aprobación y no he tenido tiempo de revisarlos. Pero a lo que vinimos!
Es interesante la aplicación que piensas darle a la matriz. Dado el número de criterios, te recomiendo el «Método del consenso de criterios». Lo que me deja pensando un poco es que solo dispongas de esas dos opciones.
Hay muchos interrogantes que debes definir para que la matriz tenga sentido:
¿Cuál es tu carga laboral y la del equipo de trabajo que se encarga de investigar los delitos?
¿Cómo es la distribución de tiempo para la investigación del delito? Es decir, ¿cómo se reparten el trabajo?
¿Cuánto toma investigar un delito? Existen patrones que se pueda definir para estimar mas o menos, a partir de la naturaleza del delito, ¿Cuánto puede este demorar? En este punto, revisar registros históricos: Características de delitos, tiempo de investigación, resultados, etc; es vital.
Supongo que los 13 criterios que definiste son para definir opciones de SI o NO: Si se investiga, NO se investiga y se archiva.
Por lo tanto, resolver las preguntas que te planteé antes es muy importante para definir, según el resultado que te entrega la matriz de priorización. Digamos que, analizas unos 10 delitos en una matriz con tus 13 criterios y obtienes los resultados, entonces ¿vas a investigar 1 delito? ¿2? ¿3? ¿Valdría la pena definir un puntaje a partir del cual los criterios pasan el umbral y se investigan? ¿Siempre se hará el análisis en grupos de 10 delitos o va a variar? Y si varía, ¿cómo cambia el umbral para que un delito se investigue?
Más interrogantes. Pero resolverlos es necesario para que la matriz tenga sentido.
En síntesis, lo que la matriz te entrega es una priorización, pero debes tener reglas claras para definir cuánto se va a investigar de eso que ya está priorizado y para esas reglas debes tener claros los tiempos, distribución del trabajo, umbrales, etc.
Me cuentas, un saludo.
Excelente aporte!!!
Sirvió para mi tesis
Muchas gracias Diego!!
que tal Diego , muchas gracias por tomarte la molestia de contestar, en la seccion donde tienes escrito este texto:
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La facilidad de uso es más importante que el acceso e integración de las fuentes de datos? Si, asignamos 5 puntos.
Por consiguiente, el acceso e integración de las fuentes de datos es más importante que la facilidad de uso? No, es menos importante. Asignamos el reciproco de 5, es decir 0.2 puntos.
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Lo que estas evaluando es la fila con respecto de la columna y por eso mi punto de que estaba alreves lo que describes en como ponderar y como explicaste el ejemplo de la tablita….
saludos
que tal Diego
me parece que la ponderación esta alreves o la entendí mal, cuando evaluas la columna vs la fila me parece que la ponderación no esta acorde a como la explicas :
•10: El criterio de columna es mucho más importante que el criterio de fila
•5: El criterio de columna es más importante que el criterio de fila.
•1: Ambos criterios son igual de importantes.
•0.2: El criterio de columna es menos importante que el criterio de fila.
•0.1: El criterio de columna es mucho menos importante que el criterio de fila.
Please dime si algo no lo estoy entendiendo? Ademas te comento que muy buena manera de explicar el paso a paso, solo me quedo esta duda que te expuse…
Hola Jose.
Pero no entiendo la duda. Revisé y no encuentro error en la ponderación.
Si el criterio de columna (C1) es más importante que el criterio de fila (F2) se coloca 10 o 5. Eso significa que cuando se evalue ese mismo criterio de fila desde la perspectiva de columna (C2) frente al mismo criterio de columna pero ahora desde la perspectiva de fila (F1), se colocará el recípropoco del valor que colocaste antes.
Me cuentas.
Hola Diego,
Antes de nada, gracias por la explicación y forma de compartir esta herramienta.
Escribo porque estoy de acuerdo con Jose y Cristián en que la ponderación no es correcta.
De la forma en la que lo explicas, «Si el criterio de columna (C1) es más importante que el criterio de fila (F2) se coloca 10 o 5», la suma habría que hacerla por columnas. Ya que, si C1 es mucho más importante que F2, F3, F4 y F5, esta debería obtener una suma de 40. Sin embargo, la suma de su fila correspondiente (F1) correspondería a la suma de sus recíprocos (0.1 x 4), 0.4. El menor valor, esto es, menor importancia posible.
En el ejemplo de la ponderación de criterios, la facilidad de uso no «gana» a ninguno de los demás criterios, y, en cambio, obtiene el mayor peso.
Por favor, agradecería que aclararas este concepto y, si es posible, lo corrigieras en la explicación, bien haciendo la suma por columnas o bien asignando los valores de forma inversa.
Gracias y un saludo.
Hola Iker.
Si, en efecto la comparación estaba al revés y las conclusiones que se obtenían por ende no eran correctas. No entendí cuando Jose y Cristián lo mencionaron, pero ahora es evidente.
Gracias por la notificación. Ya está realizado el ajuste.
Un saludo.
Excelente observación José, me gustó mucho el método que presentan aquí pero como dices, debería ser al revés:
•10: El criterio de fila es mucho más importante que el criterio de columna
A final de cuentas se va a realizar la sumatoria de manera horizontal por lo que nos debe interesar evaluar la fila vs las columnas.
Muchas Gracias Excelente Herramienta y explicacion del modelo
Me alegra que te haya gustado Jaime.
Exelente herramienta