El proceso de talento humano recibe muchos nombres: Capital Humano, recursos humanos, gestión del talento y muchos más, pero sus operaciones usualmente son las mismas, a veces con un alcance mayor, otras veces con uno menor.
No obstante, la forma en cómo se abordan tiene un gran impacto en el negocio. De ahí que existan muchos software que apoyan a las organizaciones en este tema.
Estamos hablando de operaciones como reclutamiento, selección, contratación, gestión de absentismos y vacaciones, etc.
De ahí que el software que analizamos hoy despierte tu interés, pues tiene el potencial para facilitar estas operaciones y generar un impacto significativo en la organización, pero entonces, ¿vale la pena?
Hoy analizamos Freshteam, un software para la gestión del recurso humano. Si ya conoces qué hace Freshteam y la estructura de sus precios y planes, ve directo a sus ventajas y desventajas.
¿Empezamos?
Qué es freshteam
Freshteam es un software creado por Freshworks que gestiona la contratación, la incorporación, el tiempo libre, los datos de los empleados y los flujos de trabajo de RRHH en un solo lugar.
Usualmente el software para recursos humanos recibe diferentes denominaciones: HRIS, ATS, HCM, HRMS.
¿En dónde clasificar a Freshteam? Bueno, he quedado algo confundido, porque sus mayores fortalezas pertenecen a un software ATS (Applicant tracking system), pero también tiene algunas características de software HRIS, HCM y HRMS.
Sin embargo, no es muy provechoso analizar qué tipo de software de recursos humanos es Freshteam, creo más conveniente que revisemos esto más abajo cuando te hablo de las características de Freshteam.
¿Es Freshteam gratis? Sí. Pero con limitaciones.
Freshteam cuenta con 4 planes: Free (gratis), Blossom, Garden y State. Sus características son:
| Características | Free | Blossom | Garden | Estate |
| Precio por pago mensual (dólares) | $0 | $1.5 | $3 | $5 |
| Precio por pago anual (dólares) | $0 | $1 | $2 | $4 |
| Cantidad de ofertas de empleo publicadas | 3 | 10 | Ilimitadas | Ilimitadas |
| Portal web de Empleos | Básico | Personalizable | Personalizable y avanzado | Personalizable y avanzado |
| Tableros Kamba para seguimiento de candidatos | Si | Si | Si | Si |
| Aplicación via email para candidatos | Si | Si | Si | Si |
| Referido por empleado | Si | Si | Si | Si |
| Directorio de empleados | Si | Si | Si | Si |
| Organigrama organizacional | Si | Si | Si | Si |
| Aplicación móvil | Si | Si | Si | Si |
| Control de tiempo libre | Si | Si | Si | Si |
| Tarjetas de puntuación y kits de entrevista personalizados | Si | Si | Si | |
| Personalización de etapas de contratación | Si | Si | Si | |
| Gestión de proveedores | Si | Si | Si | |
| Automatización de la contratación | Si | Si | Si | |
| Programación de entrevista con calendarios de Google y Outlook | Si | Si | Si | |
| Documentación por empleado | Ilimitada | Ilimitada | Ilimitada | |
| Integración con otras bolsas de trabajo | Si | Si | Si | |
| Flujos de aprobación para solicitud de tiempo libre | ||||
| Calendarios de vacaciones | 2 | Ilimitados | Ilimitados | |
| Políticas de tiempo libre | 2 | Ilimitados | Ilimitados | |
| Soporte | Si | Si | Si | |
| Recrutamiento social | Si | Si | ||
| Base de datos de talentos a contratar | Si | Si | ||
| Gestión de ofertas | Si | Si | ||
| Soporte multilenguaje | Si | Si | ||
| Gestión de solicitudes de empleo | Si | Si | ||
| Onboarding de nuevas contrataciones | Si | Si | ||
| Integración con software E-Sign | ||||
| Múltiples oficinas con el software | Si | Si | ||
| Anuncios de empleo patrocinados en Indeed | Si | Si | ||
| Personalización de roles de usuario | Si | |||
| Restricciones de acceso a partir de dirección IP | Si | |||
| Ejecutivo de cuenta asignado | Si | |||
* Los planes y precios de Freshteam pueden cambiar, por lo que es importante que antes de tomar una decisión, eches un vistazo a su página web https://www.freshworks.com/hrms/
** Hay un descuento de aproximadamente 33% si se realiza un pago anual.
Funcionalidades de Freshteam
¿Es Freshteam el software de recursos humanos que tu organización necesita? Depende. No siempre las necesidades de las empresas coinciden, así que trataré de explicar las características de Freshteam desde mi experiencia. Con esto dicho, recuerda que tú tienes 14 días para realizar una prueba gratis de FreshTeam, haciendo click aquí.
Dividiré las funcionalidades en cuatro: Contratación, incorporación, base de datos de empleados y gestión del tiempo libre.
Sistema de gestión de contratación
Un sistema de gestión de contratación es una herramienta para automatizar y gestionar el proceso de contratación, lo que conlleva el uso de funcionalidades como publicación de ofertas de trabajo, gestión de candidatos y entrevistas, visualización de etapas de contratación, etc. Las funcionalidades más destacadas de Freshteam en este sentido son:
Gestión de flujos de contratación por trabajo: Las empresas tienen diferentes etapas para la contratación. Es más, es posible que existan más o menos etapas dependiendo del cargo postulado. Freshteam permite modificar las etapas según se desee.
Notificación de candidatos: De manera automática, puedes enviar un correo para enviar notificaciones a un candidato, por ejemplo si lo descartas para un cargo, un correo electrónico plantilla definido previamente se enviará sin que tú hagas algo. Esto te va ahorrar un buen tiempo en tareas manuales.
Lectura de hojas de vida: Freshteam realiza la lectura de la hoja de vida buscando información del perfil para clasificarla en el sistema de seguimiento, de manera que logres agilizar la búsqueda de datos de un candidato sin tener que abrir la hoja de vida en PDF.
Preguntas filtro en la aplicación a un empleo: Puedes crear preguntas en los formularios de aplicación a un empleo, lo que te permitirá luego filtrar más fácil a los candidatos que no hacen match con lo que estás buscando.
Publicación de ofertas de empleo: Puedes publicar ofertas de empleo tanto a nivel interno como en otras bolsas de empleo.
Semillero de talentos: Puedes agregar un grupo de perfiles atractivos a una base de candidatos, para consultarla en el futuro.
Crear sitio de carreras: Personalización de un sitio de carreras para la postulación de vacantes. Optimizado para móviles y desde el cual puedes sincronizar ofertas de empleo con portales como LinkedIn, Glassdoor, ZipRecruiter, Twitter o Facebook.
Recomendación de candidatos: Cualquier empleado puede recomendar una persona a través de esta funcionalidad. Incluso, los empleados pueden publicar automáticamente una oferta de empleo en todas sus redes sociales.
Sincronización de buzón de correo con software: Si un candidato envía un correo electrónico para aplicar a una vacante específica, automáticamente se creará el ítem en el software para realizar el seguimiento desde un solo lugar.
Acceso a reclutadores externos: Si contratas a través de head hunters u otro tipo de proveedores externos, puedes otorgarle acceso a Freshteam para que ingresen la información de los candidatos y facilitar el seguimiento por parte tuya.
Visualización de disponibilidad: A través de la integración con aplicaciones de calendario como Google Calendar o Office 365 Calendar, puedes visualizar la disponibilidad de otros cargos en la organización para programar entrevistas.
Plantillas de oferta: Puedes configurar plantillas de oferta para diferentes cargos e integrarlas a las respuestas de correo automáticas.
Vacantes según localización: Puedes mostrar ofertas de trabajo según la localización de la persona que visita tu sitio de carrera.
Informes y analítica: Una serie de informes que te permitirán obtener conclusiones para mejorar tu proceso de reclutamiento y contratación. Puedes por ejemplo, conocer en qué etapa pasan más tiempo los candidatos, por qué se rechazan los postulantes o que fuente de candidatos es mejor.
Incorporación del empleado
Cada nuevo empleado en la organización conlleva una serie de actividades de integración. Puedes agilizar estas actividades con algunas funciones propias de Freshteam:
Listas de chequeo de incorporación: Puedes configurar listas de chequeo con ítems asignables a cargos específicos de la organización, para asegurarte que cada nueva incorporación pase por todas etapas.
Automatización de documentos del nuevo empleado: Puedes automatizar la generación de documentos con los datos del nuevo empleado, por ejemplo utilizar una plantilla estándar de contrato de vinculación y dejar los campos de nombre, salario, teléfonos y otras variables que se rellenan solas de acuerdo a los datos del nuevo empleado.
Firmas electrónicas: Es posible que nada más ingresar, el nuevo empleado deba firmar varios documentos. Puedes realizar esta tarea de forma digital, asignando automáticamente una tarea al empleado que consista en firmar electrónicamente una serie de documentos.
Configuración de bienvenida: Un nuevo empleado llega con muchas dudas. Puedes automatizar ciertas actividades nada más el nuevo empleado llega a la organización, por ejemplo asignarle la tarea de realizar algunas firmas protocolarias o completar de cursos, información de bienvenida a la empresa (visión, misión, políticas, valores, etc), el envío de su perfil de cargo, etc.
Base de datos de empleados
La información de los empleados de acuerdo a la estructura organizacional, disponible en un solo lugar.
Perfil por empleado: Con la información propia de cada empleado de la organización. Hay que anotar que existe la posibilidad de sea cada empleado quien actualiza su propio perfil, y no dejarle esta responsabilidad al área de recursos humanos, como suele pasar.
Organigramas automáticos: Nada más ingresa un nuevo empleado a la organización, los organigramas se actualizan automáticamente. Puedes obtener la estructura de un proceso, macroproceso o gerencia, como sea que se estructura la empresa.
Gestión del tiempo libre
La gestión del tiempo libre (vacaciones, absentismos, permisos) puede ser más o menos compleja dependiendo de la empresa. Factores como si se trabaja por turnos, zonas horarias, cantidad de oficinas o sucursales puede hacer difícil la gestión del tiempo libre.
Creación de múltiples políticas de tiempo libre: Con base en diferentes criterios como oficinas por región, zona horaria, días de incapacidad, puedes crear políticas de tiempo libre y asignar su aprobación a su jefe inmediato a través de flujos automatizados.
Integraciones con portales de pruebas: Esta puede una utilidad interesante para empresas tecnológicas, pues Freshteam se integra con portales para pruebas de código de programación como HackerRank, HackerEartch y Codility.
Calendarios de vacaciones: Múltiples calendarios para diferentes zonas horarias y con clientes en diferentes países, puede significar un reto a la hora de programar vacaciones. Esta funcionalidad te permite visualizar diferentes calendarios y programar con más seguridad las vacaciones del personal.
Visualización de solicitudes de tiempo libre: Existen personas con muchos cargos asignados. Esta funcionalidad les permitirá ver en un vistazo y aprobar todas las solicitudes de tiempo libre y cómo se reparten en el tiempo.
Ventajas y desventajas de Freshteam
Ventajas de Freshteam
Freshteam consigue lo que promete y es ahorrar recursos en el área de talento humano. Con recursos me refiero a tiempo, dinero, papel e incluso, prescindir de personal que no aporta valor.
Y si, esta última parte puede sonar algo molesto, pero, en mi experiencia el área de talento humano en medianas y pequeñas empresas es una de las que menos innova y más gasta, limitándose a hacer tareas manuales (y muchas veces mal hechas) con personal cuyos conocimientos permanecen estancados y su mayor reto es pensar, ¿qué vamos a hacer en el día del abogado? Esto hace que el área de talento humano tenga más personal del que necesita y que el valor que aporta no se perciba en la organización.
Así pues, con un software de recursos humanos como este que hoy analizamos, muchas de esas actividades manuales y rutinarias se automatizan. Esto da lugar a actividades que agregan más valor como contratar a mejores candidatos o fortalecer la retención en la organización.
Ya hablando de funcionalidades específicas, en mi prueba gratuita me gustó mucho:
La interfaz de usuario es intuitiva y clara. Aunque hay algunos matices como lo que ocurre con los flujos (pipelines) de contratación que ya te contaré en las desventajas.
Todas las características del onboarding del empleado me sorprendieron. A pesar de ser cosas muy básicas, creo que su implementación permite ahorrar bastante tiempo, por ejemplo algo que consume tanto como la firma de contratos conlleva la tarea de cambiar la plantilla de contrato agregando los datos del empleado, verificar, imprimir el contrato, hacer que el empleado firme, digitalizar, etc. La funcionalidad de lectura de hoja de vida del empleado junto a la firma electrónica agiliza este proceso.
La funcionalidad de configuración de bienvenida es simple y poderosa. Elimina actividades rutinarias como enviar, a cada nuevo empleado, correo de bienvenida, documentos organizacionales, tareas de ingreso, etc. Todo hecho de manera automática hace que podamos centrarnos en lo que de verdad, vale la pena.
Me gustó mucho como se mapea automáticamente una nueva incorporación dentro de los organigramas. Esto hace que tener la estructura organizacional definida sea muy fácil, sin contar que facilita la gestión de los datos de los empleados por proceso.
Si bien no pude probar a fondo las funcionalidades de la gestión del tiempo libre, creo que tiene el potencial para ahorrar mucho tiempo, especialmente para las empresas con muchas sedes en diferentes partes del mundo y con gran cantidad de cargos asignados a un solo jefe.
Desventajas de Freshteam
Creo que puede ser costoso para empresas muy pequeñas con bajas necesidades de contratación. Si la empresa viene mostrando crecimiento en contrataciones, será ideal al agilizar el proceso de reclutamiento y contratación, sin nombrar la gestión de los empleados, pero para empresas pequeñas con bajos movimientos de reclutamiento y contratación, puede ser costoso en vista de que no usará todas las funcionalidades que ofrece Freshteam.
Las integraciones pueden ser limitadas dependiendo de la ubicación de tu negocio. Y me refiero a las integraciones con portales de empleo. Por ejemplo en Colombia existen portales muy usados por candidatos y empresas como elempleo.com y computrabajo.com. Entiendo que es muy dificil que Freshteam cree una integración con cada bolsa de empleo presente donde se usa el software, pero si puede ser una desventaja importante para empresas que por cuyo tamaño y marca poco conocida, deben recurrir a estos sitios para contratar a su personal.
En dos ocasiones, obtuve un error al intentar cargar una oferta de trabajo desde el formato word. Pasó lo mismo cuando intentaba visualizarla una vez cargada, donde aparecía pantalla blanca y nada más. Para solucionarlo, bastó con actualizar el explorador. Pero vale decir que esto nunca ocurrió con el formato PDF.
Probé con diferentes pipelines de contratación. Si bien el pipeline por defecto es altamente personalizable, pipelines más elaborados toman mucho tiempo en su elaboración y no es del todo claro cómo se configuran. Esto va en contra de lo que mencioné como ventaja en la interfaz de usuario, pero esta parte específicamente creo que puede mejorar. Para las empresas con procesos de contratación muy elaborados, esta será una desventaja.
No encontré la opción de programar el envío de correos electrónicos para que lleguen a una hora específica. Esto lo mencionó porque en el proceso de talento humano y más en estos días de trabajo en casa, es normal escuchar cosas como «de 8:00 a 9:00 pm voy a programar entrevistas de trabajo». Esto implicaría el envío de correos electrónicos en horario no laboral para citación de entrevistas, cosa que no pasaría si se pudiera programar la hora de envío del correo electrónico.
No encontré una herramienta de evaluación para las pruebas de ingreso o reevaluación de empleados. Es cierto que dependiendo de la función que desempeña el cargo, puede ser complejo diseñar una herramienta, pero algo tan simple como pruebas con opciones de selección múltiple, cuyos resultados se integren al historial del empleado, debería estar implementado en este software.
Es importante mencionar que el sistema solo permite una única cuenta de usuario iniciada por equipo. Si inicias sesión con un usuario en un equipo y luego en otro equipo inicias con esa misma cuenta, te va a finalizar la sesión del primer equipo. Esto lo menciono porque hay organizaciones que compran unas pocas cuentas de usuario y las comparten en la organización.
El idioma español. Freshteam está disponible en varios idiomas, entre esos el español. No obstante, algunas partes siguen mostrándose en inglés. Son muy pocas, pero ocurre. No es algo que vaya a limitar el uso del software, pues la interfaz es muy intuitiva, pero de todos modos esto no debería ocurrir.
Conclusión
Como ya mencionamos, Freshteam consigue su objetivo y es agilizar el proceso de talento humano, en lo que refiere a reclutamiento, selección, contratación e incorporación, lo que también conlleva ahorros en recursos como tiempo y dinero. Otras funciones como documentación por empleado y gestión del tiempo libre me parecieron interesantes pero no son la gran fortaleza de Freshteam.
Primero decir que funcionará para cualquier tipo de empresa, sea grande, pequeña o mediana.
No obstante, su impacto podrá ser mayor o menor de acuerdo a la empresa. ¿Cómo así?
Pues bien, creo que las consideraciones más importantes son dos:
- Qué tan optimizado se encuentra el proceso de recursos humanos: Aspectos como el uso de papel, la burocracia en aprobaciones y los tiempos de espera para firmas son signos de procesos poco optimizados. Para esos equipos, Freshteam será un gran aliado, pero se debe tener en cuenta que esto debe venir acompañado de un cambio cultural. No se logrará eliminar la burocracia en aprobaciones sin haber capacitado a ejecutivos intocables en el uso del software y en lo que se busca con este.
- Qué tantos movimientos de contratación existen en la empresa: Si la empresa tiene bajas necesidades de contratación y el personal que se contrata no es muy especializado, no veo necesario el uso de Freshteam. Caso contrario, cuando vienen aumentando las contrataciones (con baja rotación de personal, claro está) y se buscan perfiles especializados, Freshteam será muy útil.
Como siempre digo, creo que lo mejor es que lo pruebes en tu negocio y aproveches la oportunidad que nos han dado los chicos de Freshteam para probar el software por 21 días. Lo tienes aquí.
Y si ya lo probaste, cuentánoslo en los comentarios.