No es poco el tiempo que pasamos realizando comunicaciones en la organización. Algunos ejemplos son nuevas campañas, quejas, con proveedores, fallos de productos y servicios, especificaciones deseadas y reportes legales.
La política de la calidad debe:
- estar disponible y mantenerse como información documentada;
- comunicarse, entenderse y aplicarse dentro de la organización;
- estar disponible para las partes interesadas pertinentes; según corresponda
Tipos de comunicación en ISO 9001
Las comunicaciones pueden ser internas o externas.
Las internas se generan entre los diferentes niveles de la organización. Tener claras las comunicaciones internas facilita la comprensión y alineación entre procesos.
Las externas son aquellas que van de puertas para afuera de la organización: clientes, usuarios, proveedores, organismos de control, accionistas, etc. Los requisitos 8.2.1 y 8.4.3 hablan de la comunicación con el cliente y los proveedores respectivamente, por lo que al abordar este requisito ya habrás adelantado trabajo en requisitos posteriores.
Es común que sea necesario, métodos diferentes de comunicación según el caso y el tamaño de la organización. Por ejemplo para las partes interesadas podría ser necesario, comunicaciones un poco más formales como acuerdos de nivel de servicio o especificaciones. Para los colaboradores se pueden utilizar reuniones periódicas o una intranet.
Cómo cumplir con el requisito 7.4 Comunicación
El requisito establece 5 literales para que la organización determine las comunicaciones pertinentes para el sistema de gestión de calidad:
- Qué comunicar: La información como tal.
- Cuándo comunicar: Una sola vez, de manera periódica, si se genera un evento, etc.
- A quién comunicar: Entre más específico, mejor.
- Cómo comunicar: Qué medio se utiliza para la comunicación, por ejemplo físico, correo electrónico, intranet, boletín de noticias, catálogos de productos, televisión, teléfono, etc.
- Quién comunica: Quién se encarga de realizar la comunicación.
Hay organizaciones que cumplen con este requisito incluso antes de implementar el sistema de gestión de calidad, y es que tienen sus comunicaciones identificadas, formalizadas y ejecutadas de acuerdo con lo planificado, por lo que no necesitan nada más.
Allí hay una comunicación identificada. ¿Queda claro qué se comunica, a quién, cómo, dónde y cuándo? De esta manera es como se cumple este requisito.