Wrike, software para gestión de proyectos: Análisis, opiniones y precios

¡Gestión de proyectos! Hace tiempo no tocábamos el tema. Y hoy lo hacemos analizando Wrike como software para la gestión de proyectos.

¿Wrike? Es un software con funcionalidades para la planificación, diseño y control de los proyectos de la organización. Lo hacen a través de herramientas colaborativas para los miembros del proyecto, controles de autorización, visualizaciones como gantt, dashboards o paneles de visualización y otra serie de funciones que pasaremos a detallar.

Te adelanto, Wrike es bueno. Si no, no haría una reseña del software aquí.  Pero como siempre, el objetivo de esta review es que comprendas si Wrike es para tu negocio. 

¿Empezamos?

Hablemos del software, ¿Qué es Wrike?

Wrike es un software en la nube con enfoque colaborativo para la administración de proyectos. Recordemos que un proyecto se caracteriza por tener actividades eventuales y únicas, con un alcance y tiempo definido. Dentro de las actividades se involucran recursos, plazos y responsables, por lo tanto la comunicación es un aspecto vital.

Y eso es lo que hace Wrike, facilitar la gestión de proyectos en sus etapas de planificación, ejecución y control por medio de herramientas de planificación como diagrama de gantt, visualización de informes, división y asignación de trabajo, mecanismos de colaboración entre los participantes, integración con software de terceros, y automatización de flujos de trabajo.

¿Es Wrike gratis? Si, pero limitado. Estos son los precios de Wrike para cada plan

Una ventaja de Wrike es que tiene una versión gratis con funcionalidades limitadas y hasta para 5 usuarios. Puedes acceder a ella clickando aquí.

También presenta 14 días de prueba gratuita para conocer cualquiera de sus planes con todas las funcionalidades.

Funcionalidades de Wrike para la gestión de proyectos

Es Wrike para tí. Depende. Para tomar una decisión, antes debes revisar sus funcionalidades de acuerdo a 1) tu presupuesto y número de usuarios, 2) costo del plan y 3) otros software de gestión de proyectos.

Explicaré brevemente las funciones de Wrike de acuerdo a mi experiencia en la prueba gratis. Recuerda que tu también tienes 14 días de prueba gratis si haces click aquí.

Visualización Scrum: Wrike también está pensando para que se acompañe de la metodología Agile Scrum, por lo que ofrece una visualización que expone las tareas de un proyecto o carpeta organizadas por columnas y estado.

Gestión de tareas: Crea, modifica o elimina las tareas del proyecto. Esto incluye fechas, responsables y dependencias entre tareas, sin dejar de lado el control a través de herramientas de visualización como vista de tablas o diagrama de Gantt.

Integraciones: No son pocas las integraciones de Wrike con otros software. Por mencionar algunos, se encuentran: Salesforce, Box, Drive, One Drive, Microsft Teams, Hangouts de Google, Github, Gmail, Outlook y Slack.

Vista de tabla: Visualizas tareas, carpetas y proyectos desde una visualización tipo hoja de cálculo. Puedes modificar todo esto desde aquí e incluir columnas personalizadas para controlar tu proyecto.

Objetivos a tareas: Metodologías por objetivos hay muchas, pero los OKR’s (objetivos y resultados clave) han tomado relevancia, pues se menciona que es una metodología muy usada en Google, Intel y LinkedIn. Wrike nos ofrece la posibilidad de implementarla y para ello disponen de plantillas y guías, como lo muestran aquí. Es una de las cosas que más me gustó.

Diagrama de Gantt: Es para mí una de las mejores opciones de Wrike. Puedes visualizar cómo se programan las tareas desde carpetas, proyectos o espacios para controlar o ajustar cronología.

Flujos de trabajo personalizados: En Wrike se pueden establecer 4 estados de tareas: Activo, completado, atrasado y cancelado. Puedes configurar una asignación automática a alguien (flujo), según el estado. No obstante, la verdadera ventaja aquí está en que puedes crear crear nuevos estados y configurar su asignación automática.

Gestión por calendarios: Es otra forma de visualizar, asignar y programar las tareas. Me pareció útil para el usuario que interviene en diversas áreas de proyecto, pero no tanto si el objetivo es visualizar el proyecto de forma integral.

Clasificación de usuarios y permisos: Es simple e intuitivo. Permite crear grupos de usuarios y asignar permisos (funciones de acceso) a estos o a usuarios individuales para controlar lo que pueden o no pueden hacer en el software. Existen cuatro roles de permisos por defecto: Completo, Editor, Limitado o Solo lectura y cada uno tiene diferentes accesos. En la versión enterprise es posible crear nuevos roles o modificar los existentes.

Wrike Proof: Es una función para las revisiones y aprobaciones. Es genial, pues el proceso se sirve de marcado visual, comentarios y difusión segura a externos para realizar la revisión y aprobación, dejándo siempre el control de cambios. Existen funcionales adicionales que no pude probar como el trabajo de aprobación en Adobe Creative Cloud.

Wrike Publish: A través de la integración con MediaValet (un software para gestión de activos digitales) permite mantener la integridad de la marca. En el período de prueba no fue posible verificar esta función de Wrike. Para ser honesto, todavía no la entiendo muy bien.

Autenticación multifactor: Es una medida de seguridad que establece dos o más capas o credenciales para acceso, entre las que se encuentra: una contraseña, un token de seguridad y verificación biométrica (huella). Tampoco fue posible evaluar esta característica de Wrike.

**Vale. Esta es una breve explicación de las funciones de Wrike y mi experiencia con ellas. Las demás se explican por sí mismas.**

Ventajas y desventajas de Wrike

La idea de Wrike es facilitar los complejos procesos asociados a la gestión de proyectos facilitando la colaboración y el control.

Beneficios o ventajas de Wrike

Si bien Wrike puede presentar muchas ventajas, voy a mencionar aquellas que, o bien me parecieron diferenciales frente a otras herramientas o marcaron un antes y un después en nuestro equipo de trabajo durante el período de prueba.

1. Alinea el equipo hacia un mismo objetivo

El software es fácil de usar. Me pareció algo más complejo que Asana, pero un par de días bastará para comprenderlo. Además cuentan con bastante documentación que explica cómo se usa.

La curva de aprendizaje puede ser algo más pronunciada para personal que no está acostumbrado a trabajar en proyectos, pero esto no es un impedimento para aprender mientras usa el software.

Sumado a que es fácil de usar, Wrike promueve la colaboración entre las personas a través de carpetas colaborativas y notificaciones en tiempo real, lo que elimina el exceso de reuniones.

2. Facilita la colaboración en el equipo y optimiza el tiempo

Es para mí una de las mayores ventajas. Ya hablamos brevemente de cómo Wrike facilita la colaboración a través de carpetas compartidas.

Pues bien, esto se ve reforzado con facilidades para adjuntar archivos sobre tareas específicas, comentarios del tipo @tunombre para saber qué partes son relevantes para alguien, personalización de notificaciones, historial del trabajo realizado, lo que incluye un control de cambios.

Esto incluye los llamados de atención cuando algo o alguien no está haciendo las cosas bien. El coordinador o líder de proyecto puede supervisar partes específicas del proyecto y detectar dónde o por quién no avanza el proyecto. Puede bastar un comentario @PersonaX «ponte las pilas con los clientes del proyecto de Gestionar» para agilizar el proyecto.

Como funcionalidades suena muy simple, pero gestionar esto de manera personal o por correo electrónico hacía que se perdiera mucho tiempo.

3. Tareas y su visualización desde cualquier parte

Me gustó que se puede crear tareas desde cualquier visualización de carpeta o proyecto: Gantt, Calendario, Scrum, etc. Esto evita la creación de tareas de más y en cambio, alerta la necesidad de crear nuevas tareas y agiliza el trabajo, lo que a la larga es una ventaja para planificar y ejecutar las actividades.

Si alguien no ha entendido una tarea, puede comentar sobre la misma área, de manera tal que la comunicación y visualización de la información es centralizada sin dejar atrás la trazabilidad del proyecto.

Si alguien inicia su jornada laboral sin recordar sus pendientes. basta iniciar Wrike y en su panel los verá.

4. Editor de documentos

Esto puede ser una ventaja menor pero quería mencionarla. Me encantó que puedo editar un documento de word en línea sin tener que hacer su descarga manual. Lo abro, lo edito, guardo cambios en una sola ventaja. ¡Y listo! Nada de descargar, editar información, guardar y volver a cargar.

Cómo puede ser mejor Wrike

También encontramos algunas cosas que pueden ser mejoradas. Estas son las desventajas de Wrike que encontramos:

Sincronización: No sé si pasa con varias herramientas, pero la sincronización con Outlook presentó algunos fallos. Si mantienes Wrike abierto no habrá problema. Pero si lo tienes cerrado e ingresas cuando ves una notificación en el correo electrónico, puede que haya una hora de diferencia entre la hora real de la notificación en Wrike y la hora en la que llega Outlook.

Diseño: No estoy diciendo que no sea intuitivo, pero creo que lo puede ser más. Para quien no haya usado antes una plataforma de proyectos y se inicie con Wrike, estará un poco confundido. Así lo percibí. Por lo que, si se logra mejorar el diseño, el aprendizaje para quien entra en primer contacto, será más rápido.

Presupuesto y facturación: Las funciones asociadas a la gestión de costos asociados al proyecto no las encontré. Esto haría Wrike incompatible con empresas que manejan proyectos donde el control de los recursos o clientes debe ser minucioso.

En conclusión: ¿Es para tí Wrike?

Si no quisiste leer el post o leíste solo trazos, bueno, aquí te doy la conclusión.

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