Seis sombreros para pensar: Toma de decisiones desde diferentes perspectivas

¿Diferentes roles pueden generar mejores ideas? Puede sonar descabellado, pero revisando al detalle la técnica de hoy, podemos entender por qué suele ser efectiva.

Y es que con la técnica de Edward de Bono, abordamos una situación o problema desde diferentes perspectivas que emulan los procesos de nuestra mente cuando tomamos una decisión.

Hoy en Ingenio Empresa para la innovación en las empresas, Seis Sombreros para pensar.

La técnica de los 6 sombreros, ¿qué es?

Así pues y ante una decisión, conviene colocarse cada sombrero evaluando  cómo van cambiando nuestras acciones . Cuando esto no se hace a nivel individual sino grupal, se logran mejores resultados producto del rol que puede representar cada compañero. Esto, sin mencionar la facilidad que se adquiere para lograr acuerdos.

Los 6 sombreros son los siguientes:

• Sombrero azul: Control y gestión son las palabras que definen este sombrero. Es el juez de la sesión, considéralo un moderador encargado de controlar el orden de las intervenciones y los tiempos. Por lo general suele cerrar la sesión por quien lo lleva, -un moderador- pero también es útil que los participantes se lo coloquen para que adquieran la visión general del proceso.
• Sombrero blanco: El neutral, este sombrero es objetivo y basado en hechos y evidencia. Quien se lo coloca, debe evitar a toda costa pensamientos subjetivos o guiados por emociones, contrario a eso debe formar juicios, conclusiones y análisis objetivos.
• Sombrero rojo: El pasional e injustificado. Quien toma este sombrero debe dejar ir todos los sentimientos, emociones, intuiciones, percepciones en torno al tema. Esto incluye enojo, miedos, tristezas y corazonadas, todo sin necesidad de justificación alguna por parte de los asistentes y de quien usa el sombrero.
• Sombrero negro: Es el opuesto al sombrero amarillo. ¿Qué puede salir mal? Este es el sombrero encargado de decirlo. Quien se lo coloca debe buscar el punto negativo y pesimista de todo lo que se mencione en la sesión, por lo tanto debe mostrarse pendiente para detectar el peor escenario posible de cada idea, alternativa y pensamiento.
• Sombrero amarillo: Míster positivo, un mundo color de rosas es la visión de este sombrero. Quien lo usa, debe ser el optimista y positiva del grupo encontrando siempre ventajas y beneficios de las cosas en torno al tema y también a lo mencionado por otros sombreros. No obstante, todo lo que mencione debe ser racional y justificado.
• Sombrero verde: El creativo, este sombrero es curioso, imaginativo, soñador. Quien lo usa, aportará ideas e iniciativas sobre el tema tratado y lo ya mencionado, abriendo nuevas posibilidades para tomar las decisiones. Se puede basar incluso en otras técnicas como lluvia de ideas.

Cómo hacer la técnica de los 6 sombreros

Todo parte con el sombrero azul. Es el quien define las reglas, el tiempo de cada sombrero y la duración estimada de la sesión.

El tiempo de cada intervención suele variar, pero es importante que se mencione. En el ejemplo que exponemos, tratamos 1 minuto por sombrero. El rojo, por ser emocional y buscando que el participante diga lo que piensa en ese momento y no que justifique lo que primero menciona, suele ser más corto.

Después del sombrero azul, interviene el sombrero blanco con datos, hechos y cifras. Dado el caso en que sean mucha la información que aporta blanco, azul puede ser considerar hacer una excepción en su tiempo de intervención.

El orden después de azul y blanco no es camisa de fuerza, aunque he visto algunas fuentes que establecen un orden a seguir.

Recuerda que una vez iniciada la sesión, todos deben tener el enfoque del mismo sombrero, a excepción de azul que es quien dirige. También es posible que azul considere que por un momento solo una persona debería usar otro sombrero.

Ya pasados todos los sombreros, azul debe tomar los apuntes, recapitular lo mencionado y cerrar la sesión.

Beneficios de los 6 sombreros

La principal ventaja de la técnica se basa en que, al darte la posibilidad de asumir un rol cuando te colocas un sombrero, logras focalizar tus procesos de pensamiento hacia una sola orientación, lo que genera mejores resultados que solo dejar llevar tus decisiones en el azar de emociones que se cocinan cuando se toma una decisión.

Esto se ve potenciado si se hace en grupo, pues deriva en conclusiones interesantes al dejar de juzgar lo que parece adecuado o inadecuado, pertinente o impertinente, y como lo ideal es que todos los participantes usen los 6 sombreros, polémica no habrá, pues al final lo que queda son los puntos de vista obtenidos tras colocarse los sombreros.

En consecuencia, la toma de decisiones se ve facilitada al eliminar resistencias subjetivas en los participantes.

Ejemplo de Los 6 sombreros del pensamiento

Este caso práctico se enfoca en una decisión empresarial.

La hacienda es un ingenio azucarero que tiene oficinas y planta de producción en una zona rural del departamento. Como parte de la estrategia del nuevo año, la empresa está considerando la posibilidad de trasladar las oficinas a la zona urbana, en un clúster de oficinas considerado como zona franca. Algunos datos a tener en cuenta son:

• No quedan muchos espacios para oficinas en la ciudad.
• La mayoría del personal vive en la ciudad.
• Se ofrece la posibilidad de pagar arriendo o comprar las oficinas.
• En las oficinas de la zona rural se debe pagar por servicio de seguridad y transporte de alimentación.
• En las oficinas de la zona urbana existen restaurantes para empleados e incluye el servicio de seguridad.

Así pues, veamos las posturas de los diferentes sombreros. Iniciamos con el sombrero azul.

Sombrero azul al habla:

El propósito de esta sesión es evaluar los pros y contras de trasladar las oficinas de la zona rural a la zona urbana. Entiendo que ya todos conocemos el caso, por lo que el tiempo estimado más no restringido de esta sesión será de una hora.

Iniciaremos con blanco, luego rojo, negro, amarillo y verde, pero no necesariamente será este un orden estricto. Recuerden que el cambio de sombrero se realizará solo cuando se mencione y también es posible que le pida a uno de ustedes colocarse un sombrero concreto.

Tratemos que el tiempo de intervención mientras usan cada sombrero sea de un minuto, a excepción de Rojo que será de 30 segundos.

Sombrero blanco al habla:

• Esta decisión se reduce a pensar, ¿qué sale más beneficioso? Aun con zona franca y todo, ahorro de transporte y demás, los costos de trasladarnos son mayores en 20% que los costos de tener nuestras oficinas en la zona rural.
• Si, pero es algo que viene siendo demandado por los colaboradores. Los tiempos de trayecto superan 1 hora desde los límites de la ciudad a la oficina. Incluso dos horas para quien vive en la zona Norte de la ciudad, que son el 40% de los colaboradores. Son 4 horas de un día perdidos en un bus.
• Agrego a lo que mencionaron, que el 85% colaboradores estan cansados de pedir almuerzo solo a ese restaurante. Así lo demuestra la encuesta de satisfacción del personal.
• Fijense que lo que mencionan se reduce a sopesar entre el beneficio emocional del colaborador vs el costo que implica traslado.
• El 80% de los colaboradores vive en la ciudad y el 20% en la zona rural. Ahí les dejo ese dato.
• Si no se toma esta decisión ya, no podremos hacerlo luego. Los espacios para empresas en la ciudad están reducidos y todos están en las afueras de la ciudad, eso sí, no tan lejos como los que tenemos nosotros.

Sombrero rojo al habla:

• Me da pena cuando vienen directivos de otras empresas a esas oficinas que tenemos. El techo de la sala de reuniones está lleno de humedad.
• Si llevamos 15 años en las mismas oficinas, para que vamos a venir a cambiar. Hoy somos el Ingenio más grande del sur-occidente del país, ¿cambiaría en algo mudarnos de oficinas? No señores.
• La comida da asco, y por solo eso estaría dispuesto a bajarme el salario con tal de comer algo mejor todos los días.
• No sé, yo siento que tenemos que comprar eso ya. ¿Han visto la rapidez con que se han llenado esas oficinas? Está claro que no es una ganga, pero por favor, si los otros ingenios lo han hecho, ¿por qué no nosotros?
• Con Willington como presidente nunca se pensó en esa decisión. La doctora Isa lleva 6 meses en el puesto y ya quiere venir a cambiarnos el sitio de trabajo.
• Para ustedes es muy fácil porque viven en la zona rural cerca de la empresa, pero recuerden que somos 20% de los empleados que vivimos en zona urbana. No estoy de acuerdo.

Sombrero negro al habla:

• ¿De verdad vamos a cederle la seguridad de la compañía a otra empresa?
• Los resultados financieros del año no dan para ponernos a pagar arriendo o a adquirir oficinas.
• Seguro un amarillo va a decir que mandemos a los que viven en la ciudad a trabajar en la ciudad y a los de la zona rural a seguir trabajando aquí. Pero si ya tenemos problemas de comunicación así, imaginen cómo sería divididos.
• No hay espacios en la ciudad para construir oficinas y con el tiempo tampoco habrá en las afueras.

Sombrero amarillo al habla:

• Trabajadores felices y bien alimentados trabajan mejor.
• Las tendencias empresariales han cambiado el diseño de las oficinas. Las de nosotros todavía son antiguas. Las nuevas oficinas facilitarán la cooperación y el trabajo en equipo.
• ¿Por qué decir que se dificultará la comunicación si dividimos al personal de zona rural y zona urbana? Para eso existe «chat».
• Si, es cierto que los resultados financieros no fueron los mejores. Pero con la apertura económica de la ciudad los pronósticos no pueden ser mejores.
• Con oficinas en la ciudad la labor de distribución sería más sencilla.
• El diseño de las oficinas nos permitirá hacer mejores en los tiempos de desplazamiento. Para ir de contratación a compras en el Ingenio, me demoro 20 minutos. En cambio en las nuevas oficinas me demoraría si mucho 30 segundos.
• Exacto! Además recuerden que si bien el costo de las oficinas en la ciudad es mayor, no hemos considerado los ahorros por tener un centro de distribución en la ciudad, además de la disminución de accidentes laborales, porque estas oficinas están diseñadas para ser más seguras.

Sombrero azul de nuevo al habla:

• Lo que mencionó amarillo no lo habíamos tenido en cuenta. ¿Algún blanco puede darnos los datos de ahorros si tenemos un centro de distribución en la ciudad? ¿Además en cuánto creemos que se reducirían los accidentes laborales?

Sombrero blanco de nuevo al habla:

• Sin haberme fijado mucho, estimo que con un centro de distribución en la ciudad reduciríamos en 23% el costo de distribuir en la ciudad y en los departamentos que estan al norte y oeste. El dato de accidentes laborales no lo tengo en estos momentos.

Sombrero verde al habla:

• Podríamos obtener ahorros energéticos utilizando alternativas bioclimáticas como claraboyas.
• En la ciudad existen más facilidades para obtener convenios con restaurantes, gimnasios y centros de entretenimiento en la zona.
• ¿Qué podemos decir frente a lo mencionado por Negro?
• Podemos subcontratar el servicio de alimentación dentro del ingenio, o construir un restaurante para dejar de comprar en el único restaurante de la zona rural.
• Podríamos usar energía solar en las nuevas oficinas.

Sombrero azul hace el cierre de la sesión ofreciendo un resumen de lo mencionado. Así pues, los asistentes ya tienen mejores puntos de vista para tomar una decisión consensuada.

Este es un ejemplo de una sesión con los 6 sombreros del pensamiento. Fíjate que el tipo de intervenciones de cada sombrero, pues algunas se basan en lo dicho por otro sombrero, bien sea para apoyarlo o debatirlo. Observa que también es posible que se altere el orden de los sombreros si Azul así lo considera, esto cuando Amarillo hablo de los beneficios de tener un centro de distribución en la ciudad, fue necesario usar a Blanco para ser objetivo y definir el ahorro.

¿Con esto dicho, qué decisión crees que sería mejor en el caso expuesto?

Háznoslo saber en los comentarios.