La lista de chequeo, también llamada hoja de verificación, check list, planilla de inspección y hoja de control, es un formato generalmente impreso utilizado para recolectar datos por medio de la observación de una situación o proceso específico. Es una de las siete herramientas de calidad y hoy en Ingenio Empresa vamos a ver qué es y cómo se elabora para la gestión del negocio.
Qué es una lista de chequeo
Una lista de chequeo o verificación es una herramienta impresa a modo de formato, utilizada para recoger y compilar de forma estructurada datos asociados a un proceso o situación particular definida. Los datos reunidos representan una entrada para el uso de otras herramientas de control de calidad como el diagrama de Pareto o dispersión. En este sentido, la hoja de verificación es una herramienta genérica utilizada para multitud de propósitos que van más allá de la calidad.
Si bien mencionamos que usualente se trabaja con las check list de manera física (impresas o dibujadas), el software en dispositivos como tablets o móviles ha hecho posible trabajar de manera digital con esta herramienta de calidad. Esto aporta una serie de beneficios, como guardado de lo que se chequea en el dispositivo o nube o tabulado automático de los datos según se va diligenciando la lista.
Para qué sirve una hoja de chequeo
¿Cuál es la función de una check list? Un personaje icono en el campo de la calidad se hizo antes la misma pregunta. La función de una lista de chequeo varía de acuerdo al tipo de hoja. Esto es lo que dice Kaoru Ishikawa:
- Para cuantificar los defectos por producto
- Para cuantificar defectos por localización
- Para cuantificar defectos por causa (maquina o trabajador)
- Para realizar un seguimiento a las actividades de un proceso (lista de verificación)
Así pues, la lista de chequeo es una puerta de entrada para otras herramientas de control de calidad. Sin datos, no habrá solución, de ahí su importancia.
Tipos de hoja de chequeo
No hay tipos establecidos de hojas de verificación de manera formal, sin embargo si podemos definir ciertos usos comunes, los cuales se resumen en tres:
- Hoja para registro de datos
- Hoja de lista de chequeo
- Hoja de localización
Algunos ejemplos son:
Hoja de chequeo con escala de medición: Con ella evaluamos la forma de distribución de probabilidad para construir después una distribución de frecuencia. En este tipo de hoja clasificamos la medición según una serie de categorías o parámetros, además nos permite trazar límites de especificación.
Hoja de chequeo de frecuencia: Con esta hoja definimos las categorías y recogemos los datos anotando el número de veces que se presentan.
Hoja de chequeo con clasificación: También llamada hoja de verificación por tipo de defecto. En esta hoja, definimos una serie de categorías a ser ubicadas en la primer columna y en la primer fila, de tal manera que los datos reunidos sean clasificados de acuerdo al cruce de columna y fila.
Hoja de chequeo de localización: En ella se presenta uno o más esquemas del objeto de medición, en el cual señalamos la ubicación del defecto.
Lista de chequeo: Los aspectos a comprobar se enumeran y en-listan de tal forma que al detectarse un evento asociado a uno de los aspectos, se pueda marcar según corresponda.
Es la hoja que más se emplea, de ahi que en general se hable de «lista de chequeo» para referirse a cualquiera de las hojas de verificación ya mencionadas.
Pero si somos estrictos en la clasificación, así es como luce una lista de chequeo:
Cómo hacer una lista de chequeo
No hay una forma definida para hacer una check list. Esta va a depender de la situación a analizar, por lo cual cada quien es responsable de diseñar su propia hoja. Sin embargo, sí que hay unos lineamientos a tener en cuenta para lograr nuestra hoja de verificación, veamos cuáles son.
Paso 1: Establecemos el contexto sobre el cual vamos a medir los datos. Básicamente lo que hacemos aquí es planear, y una de las mejores herramientas para apoyarnos es el 5w+2h.
- Qué
- Por qué
- Cuándo
- Dónde
- Quién
- Cómo
- Cuánto.
Paso 2: Creamos el formato de la hoja, el cual estará diseñado de acuerdo al 5w+2h del paso anterior.
Paso 3: Recolectar los datos. Es importante que los datos se recolecten como se definió en el cómo, cuándo y dónde del paso 1. Así aseguramos la pertinencia de los datos recolectados.
Ejemplo de lista de chequeo
“Su compu aquí” es un negocio que presta servicio técnico a computadores. El dueño ha decidido caracterizar el tipo de errores que se presentan, su frecuencia y el número de errores que puede solucionar un técnico por periodo de tiempo. Veamos cómo lo hizo.
Paso 1. Contexto
- Qué: Clasificar los defectos de tienen los clientes en su computador y la eficacia en la solución por parte del personal.
- Por qué: Prestar un mejor servicio de acuerdo al tipo de defecto y capacitar al personal nuevo en los defectos más frecuentes.
- Cuándo: Los datos se tomarán por tres semanas.
- Dónde: Los datos se tomarán en el salón de reparaciones.
- Quién: Los datos serán tomados por el ingeniero de producto y se evaluarán tres técnicos.
- Cómo: Los datos serán tomados a través de hojas de chequeo, según la siguiente clasificación:
- Una cruz: Defectos en la board
- Un circulo: Defectos en el monitor
- Un triángulo: Defectos de ventilación
- Una equis: Defectos por software o de virus
- Cuánto: Se tomarán los datos de 50 clientes o hasta que se cumpla el tiempo estipulado.
Paso 2: Crear lista de chequeo
Fíjate en lo definido en el paso 1. Requerimos clasificar datos según la semana, la parte del computador y el número de servicios prestados por cada técnico. Podemos adaptar varios tipos de hojas de verificación. ¿Qué te parece esta?
Paso 3: Recolección de datos
Y así luce el formato diligenciado. Con esto podemos determinar el número de servicios según la clasificación definida, cuántos servicios realizó cada técnico y la semana en que lo hicieron.
Con estos datos ya podemos tomar decisiones respectivas o adelantar otros estudios con otras herramientas de análisis y priorización de problemas. Por ejemplo,…
- ¿Por qué el técnico 2 no tiene el mismo rendimiento que el técnico 1 y el 3?
- ¿Cuánto tiempo toma realizar las reparaciones de cada tipo?
- ¿Qué puedo hacer para hacer más rápido las reparaciones de monitor?
Plantilla en excel Lista de chequeo
No hay una plantilla en excel que sirva para cualquier trabajo con hojas de verificación, pues su diseño dependerá de la situación a observar. Sin embargo, siempre es útil tener referencias como punto de partida para elaborar una check list propia. Te mostramos tres estilos de hojas de verificación muy similares a los que hemos colocado en el post, descárgalos haciendo click aquí: Lista de chequeo en excel.
Recuerda que en la zona de recursos y herramientas encontrarás otros modelos en excel que seguro te serviran.
Derechos de imagen
La imagen destacada de este post es: Designed by Freepik
Hola buen día, me gustaría citar información perteneciente a este articulo. ¿Podrían ayudarme con ello?
Hola Lucy. Al final del articulo encuentras el texto de citación para diferentes normas.
Hola buen día. Quisiera saber si una lista de chequeo o verificación puede ser usada como instrumento para investigación Cualitativa.
Buenas noches: claro que si, de echo es la mejor herramienta para este tipo de investigaciones toda vez que los ítems a evaluar sean cualitativos únicamente no mixtos
.
Muchas gracias, me resulto muy útil toda la información.
Cómo puedo elaborar una tabla para defectos cosméticos [calidad}
como puedo elaborar un ejemplo de hoja de verificación enfocada a la parte de security
Hola, excelente para poder hacer un diagnóstico. Me gustaría contactarme contigo para ayudarme con algunas dudas.
Hola Diana. Claro, en la sección de contacto (acerca de) podrás escribirme.
Muy buena informacion, gracias!
Estimados Ingenio & Empresa.
Muchas gracias por la información tan importante que brindan en su website. Me ha servido mucho.
Gracias.