Google Workspace: Todo sobre el conjunto de aplicaciones de Google + Tutorial de configuración

¡Qué hay entusiastas! Hace ya tiempo que no hablamos de software de productividad y colaboración para nuestros emprendedores y empresarios. Hoy queremos analizar como a través de un dominio con Google drive, Gmail, Hangouts, Calendar y más, la productividad de tu negocio puede despegar.

Todo en 1 para lo que antes se denominaba G Suite.

¿Pero vale la pena? Depende.

Hoy en Ingenio Empresa queremos darte un análisis detallado de Google Workspace y por qué no, quizás un código de descuento.

¿Qué es Google Workspace?

Google Workspace (antes conocido como G-Suite) es un conjunto de aplicaciones enfocadas en aumentar la productividad y la colaboración en las empresas. ¿Cómo logra aumentar la productividad? Con sus aplicaciones hechas para mejorar la comunicación, el almacenamiento en la nube, la colaboración para el trabajo en equipo y el control empresarial para la seguridad informática.

Iniciamos con lo más importante: el precio. Este se fija según el plan escogido y el número de usuarios. Para Google un usuario es todo aquel que tiene un correo del tipo [email protected].

Aplicaciones de Google Workspace

Ahora que conoces los planes y las aplicaciones que contiene cada uno, conviene que hagamos un breve repaso de las apps que obtienes al acceder a Google Workspace. De seguro ya las conoces, así que no nos detendremos mucho por aquí.

Gmail: Correo de Google

Nada que decir, es el correo de Google que todos conocemos. Si tienes otro proveedor de correo electrónico, Gmail te permite realizar la migración.

Hangouts: Mensajería instantánea.

El chat de la empresa, que también te permitirá tener reuniones a distancia, videollamadas o videoconferencias de hasta 25 personas.

Calendar: Calendario de Google

Calendario facilita la planificación de actividades y el trabajo en equipo. La inteligencia artificial automáticamente busca espacios libres de calendario y te sugiere horas apropiadas para tu reunión.

Google +

La red social de Google, la del +1. Permite compartir y colaborar con el equipo y los clientes. Cabe anotar que desde 2019 dejó de funcionar para quienes no son empresas.

Google Drive: Almacenamiento de Google

Es la única opción en esta categoría. Te permite almacenar, compartir, sincronizar y visualizar tus archivos en tiempo real. Además, han afinado la inteligencia artificial. Google drive toma las señales dadas por el usuario en el uso de su tiempo y a partir de ello, te ofrece los archivos que cree que necesitas, antes de que pierdas tiempo buscándolos.

Documentos: Google Docs

Google Docs es el editor de documentos de texto de google. Sin necesidad de software, está hecho para que varios puedan trabajar a la vez sobre el documento.

Hojas de calculo o Spreadsheets

Spreadsheets con todo lo que conocemos. Fórmulas, tablas dinámicas, gráficos, etc.

Con la facilidad de que varios pueden trabajar sobre el archivo en tiempo real y se controlan los cambios, pues cuenta con registro histórico de cambios, al igual que todas las herramientas de colaboración.

Formularios de Google

Forms es una herramienta estelar para crear cuestionarios o encuestas de forma simple y dinámica, para posteriormente analizar sus resultados con hojas de calculo.

Presentaciones: Google Slides

Slides es la herramienta de Google para hacer presentaciones en diapositivas.

Sitios

Google Sites es quizá una de las herramientas más diferenciadas. Sites te permite crear contenido para colocarlo en sitios web. Completamente útil para proyectos, intranet, páginas temporales para eventos.

Consola del administrador

Otorga seguridad de los datos mediante la administración de usuarios, dispositivos, estadísticas, etc. Incluye la administración de dispositivos móviles de Google para la seguridad de los datos de los móviles.

Google Vault

Mayor seguridad por medio del archivado y la detección electrónica en correos, chats, archivos, etc.

Por qué contratar Google Workspace si Google ofrece las apps gratis

Muchas de las soluciones que tiene Google son gratis, por ejemplo las clásicas de siempre: Drive, Docs, Gmail, hojas de cálculo, presentaciones, etc

Pero hablar de Google Workspace significa pagar por estas soluciones, en un plan específico que las incluirá con mayores prestaciones y otras aplicaciones adicionales. Es aquí cuando nos preguntamos ¿Vale la pena entonces pagar por Google Workspace?

Con Google Workspace tienes tu propio dominio (@tuempresa.com) y esto de por sí ya involucra varias ventajas, más capacidad de almacenamiento y de gestión.

La respuesta de Google a esta pregunta es:

Con Google Workspace (Workspace) recibirás varias soluciones adicionales no incluidos en las apps gratuitas de Google para consumidores. Entre estos están: correo electrónico de empresa con el nombre de tu compañía, el doble de almacenamiento en la nube entre Gmail y Drive, asistencia ininterrumpida por teléfono y correo electrónico, un tiempo de funcionamiento garantizado del correo electrónico de tu organización del 99,9%, interoperabilidad con Microsoft Outlook, opciones de seguridad adicionales como, por ejemplo, autenticación en dos pasos e inicio de sesión único, y controles de administración de cuentas de usuario.

Te ayudaré. Vamos a comparar con el competidor más inmediato, ¿adivinas quién es?

Google Workspace vs Microsoft Office 365

Al día de hoy en que escribo este post (año 2017), el competidor más inmediato de Google Workspace es Microsoft Office 365.

La decisión está más orientada a permanecer con Microsoft o migrar hacia Google, pues Office llegó a nosotros en 1990 y Google apps en 2007. Microsoft ha estado más orientado a trabajar como software en nuestros dispositivos de mesa mientras que Google se ha enfocado en trabajar desde la nube, sin embargo ambos pueden trabajar online y offline con opciones de sincronización.

Antes de dar mi opinión, decidí buscar comparaciones. Muchas de ellas están muy parcializados hacia uno u otro lado. Depende del lado del que sean partner o afiliado y eso no es lo ideal. Sin embargo, si encontré un par bastante relevantes. Pero antes que nada, te puedo dar mi opinión basada en mi experiencia sin ser experto en tecnología.

• El costo según el tamaño de tu empresa: Considero que gana Google Workspace, quien te permite contratar sus servicios mes por mes o todo el año de una vez. En cambio, hasta donde sé, Office te obliga a contratar todo el año. Google Workspace es mucho más simple al ofrecerte dos planes, mientras que Office te ofrece 6 planes, 3 para pequeñas o medianas empresas y 3 para grandes empresas. El plan más económico de Office solo ofrece Exchange, Skype y Onedrive por un costo de 5 dólares por usuario por mes. El siguiente plan inmediato (office 365 empresa) cuesta 12,65 dólares por usuario al mes y te ofrece el software más elemental: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, etc. En conclusión, elige Google Workspace si estás comenzando, es más simple y se ajustará más a las necesidades de tu empresa pequeña o mediana. ¿Tienes una gran organización? Considera entonces los distintos planes de Office. * Este análisis fue en marzo de 2017.
• Los costos de mantenimiento de software: Evalúa los pros y contras de tener todo en la nube y dejar libre los equipos de software. Por ejemplo para empleados que viajan constantemente será de utilidad contar con Google Workspace y trabajar desde la nube, pero las grandes compañías que tienen un sólido departamento de informática con sus propios computadores y su personal en oficina, optaran por la solución de office.
• La resistencia al cambio: Uno de los objetivos de Google es hacer llegar Google Workspace a más organizaciones estatales, y es que muchas de ellas en todo el mundo están con Office, ¿por qué? Ojo; aquí estoy generalizando por lo que veo en Colombia. Te diré que las empresas del estado conservan personas de mayor edad que organizaciones privadas, lo que los hace reacios a cambiar Office que ha sido la herramienta que han visto toda la vida. Están acostumbrados a dar inicio, programas, Word y no a clickear en explorador, aplicaciones, docs.
• Compara las aplicaciones de uno y otro por cada departamento: Quizás un vendedor de tu compañía prefiera Gmail por su simplicidad, pero probablemente el desarrollador prefiera Excel por encima de hojas de cálculo de Google. ¿Qué te estoy diciendo aquí? Que consideres contratar ambos servicios según las necesidades de los departamentos de tu organización, porque no necesariamente todos usaran todas las aplicaciones de uno u otro. Hacer un diagnóstico adecuado de lo que necesitan podrá traer ahorros en costos.
• Integración con otros software: La integración de Office o Google Workspacees un aspecto a considerar en función del nivel de madurez de la organización. Me atrevería a decir que Office por antigüedad cuenta con más opciones de integración con otros software, aunque Google trabaja para eliminar eso.

Para complementar tu análisis, te sugiero la comparación de Lexnetcg (click aquí) y de techtimes (ambos en inglés e imparciales a mi juicio)

En conclusión, evalúa cuál es tu presupuesto y cuál es la disposición del personal para comenzar usando una herramienta o migrar hacia el uso de otra.

Puedes conocer con más detalle las funcionalidades de Workspace aquí.

Beneficios de Google Workspace y el retorno de la inversión

Más allá de decirte que su fuerte está en la colaboración, la reducción de hardware o su velocidad y demás aspectos, te interesará saber los ahorros en costos.

Pocos son los estudios que han evaluado este aspecto. Un estudio que no es independiente fue el realizado por Forrester Research (empresa de investigación de mercados) por encargo de Google en febrero de 2016. El estudio se enfoca en los beneficios derivados de las funciones, las ventajas y los resultados que G suite provee a una compañía que elige trabajar en la nube.

El estudio estuvo dirigido a 7 empresas medianas que antes habían utilizado otras soluciones en la nube y ahora se encontraban utilizando Google Workspace (G Suite en aquel momento). Fueron auditadas durante un período de 3 años y sus comentarios se integraron en una organización modelo para analizar el ROI (retorno de la inversión) junto a otros aspectos. El resultado, un 304% de ROI y beneficio de 170.836 dólares por 100 usuarios durante los 3 años que duró el estudio.

Por supuesto si estás considerando obtener las soluciones de G Suite, te interesará saber aspectos más concretos del estudio. Da click para conocer el estudio completo.

Ahora bien, otros beneficios de Google Workspace más detallados son:

• Datos e información protegida: Cuenta con estándares de seguridad como ISO 27001, SOC 1, SOC 2 y FEDRAMP.
• Facilidad de uso: La interfaz y sencillez ha sido un aspecto destacado, algo vital para acoger a quienes crecimos con la suite de Office.
• Trabaja desde cualquier lugar, en cualquier momento y en colaboración: Ya mencionado, solo agregar que garantizan un tiempo de 99,9 de disponibilidad de la herramienta.
• Configurable, personalizable, a la medida: En cada una de sus aplicaciones.
• Veloz y estable: La navegación entre las aplicaciones, el guardado automático, las operaciones con documentos, son aspectos destacados. No me ha pasado (hasta ahora) una pérdida del trabajo del tipo «este programa no responde».

Mi opinión de Google Workspace

Creo que esta más que clara. Si has leído todo el artículo lo está. Si no, te la pongo fácil: Hazte con él. Es una herramienta notable para empresas medianas y pequeñas o para ti emprendedor que comienzas con tu start Up.

Un set de herramientas integradas entre sí para comunicarte, trabajar mejor en equipo, aumentar el control y la seguridad en tu empresa por un precio razonable.

¿Con dudas? Sin problema. Tienes un período de prueba de 14 días para que te decidas. Sin necesidad de tarjeta de crédito.

Descuento de Google Workspace

Si tu empresa está en latinoamérica, norteamérica o Europa, desde Google me han dado la oportunidad de difundir sus beneficios otorgándote un cupón de descuento de Google Workspace por 10%. Prueba los siguientes códigos y coméntame por contacto si no te funciona, para buscarte otros.

Y tú, ¿Cuál es tu opinión de Google Workspace (G Suite)?

Casos de éxito de Google workspace

TDR Soluciones logísticas: Una empresa que ofrece servicios de logística, transporte y almacenaje a través de más de 400 tractocamiones, 700 empleados y 13 bases en territorio mexicano. Su opinión sobre G Suite (Google apps en ese momento).

Juan Valdez es una marca de la empresa Profecol encargada de generar negocios de valor agregado para el café en Colombia. Avanxo es una empresa orientada a ofrecer servicios en la nube. Este es un vídeo resumen de su experiencia con G Suite (google apps)

Bonus: Tutorial de configuración Google Workspace

El proceso de configuración de Google Workspace no es difícil, pero si puede haber dudas en el camino.

¿Dudas al configurar Workspace? Vamos a despejarlas.