Análisis de Alegra como software contable y de facturación

Antes hemos hablado de extensiones en chrome para tareas, CRM y aplicaciones para la productividad. Hoy le toca el turno al área contable. Hablaremos de Alegra, un software orientado a pequeñas y medianas empresas (Pymes) y adaptado para funcionar en Colombia, México, Perú, República Dominicana, Costa Rica, España, Chile, Panamá, España y Estados Unidos, lo que indica que cuenta con versiones personalizadas de acuerdo a la tributaria y contable de cada país.

Dicho esto, cabe aclarar que la evaluación de las ventajas y desventajas de Alegra Software la he hecho teniendo en cuenta que está dirigido a pymes.

Con esto claro lector, ¿iniciamos?

Cómo funciona Alegra para la contabilidad

Alegra es un sistema contable y de facturación que funciona en la nube (cloud computing), es decir que funciona únicamente a través de internet. Esto le evita al usuario preocuparse por servidores, copias de seguridad, especificaciones de equipos, instalaciones y versiones.

Ahora bien, el software alojado en la nube hace a la organización susceptible de interrupciones o pérdida de información, aunque Alegra lo solventa alojando la información en servidores de Amazon, siendo este una de las plataformas más seguras en el mundo para almacenar la información. Las copias de seguridad se hacen de manera automático y en diferentes partes del mundo para minimizar el riesgo de pérdida.

Dispone de 3 planes y te ofrece un demo de 30 días con todas las funciones para que evalúes el software.

Dicho esto, pasemos a revisar los precios de Alegra.

Precios y planes de Alegra

Alegra cuenta 3 planes: Pyme, Oro y Plus. La mayor parte de características de Alegra están incluidas en todos los planes. Desde mi punto de vista, los planes se diferencian en la capacidad que le ofrece al usuario.

De ahí que el equipo de Alegra mencione que puedes cambiar de plan en cualquier momento. Esto facilita la adaptación del software a la empresa.

Dicho lo anterior, las características de los Planes de Alegra son estas:

Funcionalidades de Alegra

Repasemos brevemente las funciones del software para finalmente hablar de nuestra opinión de Alegra.

• Te permite la creación e impresión de facturas con variados diseños. También se pueden descargar en excel.
• Puedescrear cotizaciones y convertirlas en facturas.
• Puedes automatizar algunas facturas de acuerdo a la frecuencia con que estas se generan.[/su_highlight]
• Ofrece la solución de facturación electrónica, dado que algunos países han empezado a exigirla en su regulación.
• La solución móvil permite realizar movimientos y realizar consultas en dispositivos android e iOS.
• Puedes configurar notificaciones a nuestros clientes sobre el estado de sus facturas.
• Dispones de gestión de contactos, lo que nos permite ordenar información de proveedores y clientes.
• Genera reportes automáticos (gráficas) de acuerdo a los datos ingresados.
• Gestión de clientes: Almacena los registros históricos de clientes como facturas, movimientos, saldos.
• Te permite administrar la gestión con los bancos: Control de saldo por operaciones, tarjetas de crédito, cuentas bancarias, etc.
• Dispones de bodegas para la gestión del inventario (distribución, control, transferencia entre productos, etc).
• Puedes conocer y controlar tu inventario con base en la gestión de compras y facturación.
• Genera reportes en excel para tus propios análisis.
• Cuentas con diferentes monedas para manejar la contabilidad.
• Dispones de integraciones con otros software, además de API para desarrolladores.
• La gestión de pagos te permite registrar y automatizar pagos mensuales y llevar saldos de manera organizada.
• Dispones de facturación en el punto de venta (POS).
• Es posible personalizar los documentos que se generen (cuentas de cobro, facturas, cotizaciones, etc) con tu logo y firma.

Experiencia de uso

A nivel visual y facilidad de inicio

Un software que esté enfocado en pequeñas y medianas empresas debe ser simple de usar. Así lo hemos mencionado al analizar otros software.

Alegra como software de facturación y contabilidad busca facilitarle el inicio a cualquier persona que lo use.

Posee una barra lateral en el costado izquierdo que agrupa todas las secciones: Facturación, pagos, bancos, etc. Las secciones tienen desplegables que muestran otros subelementos, de manera que en la mayoría de los casos, no te tomará más de 3 clicks en llegar a la modificación que requieres. El orden, la estructura y los colores están muy bien. Esto hace que a nivel de interfaz Alegra salga bien librada.

Mi percepción al iniciar nada más es que el software te orienta para la configuración inicial.  Existe un cuadro en la parte superior de la pantalla principal que muestra los aspectos de facturació  y contabilidad necesarios para la operación del negocio: Vendedores, términos de pago, letra de las facturas, números de facturas, edición de plantillas para facturas, cotizaciones, notas crédito, ordenes de compra, etc. De esta forma no debería tomarte mucho tiempo configurar Alegra para empezar a operar.

Creo que es un buen punto de partida para la continuidad en la contabilidad de la empresa, lo que facilita la migración de información y la gestión del cambio para los usuarios que lo manejen.

Opciones de soporte y actualización

El soporte de Alegra me pareció personalizado y cercano:

• Personalizado en la medida en que tienes en la esquina inferior derecha un agente definido que te contesta cualquier duda que tengas. No me encontré con que tuviese que colocar un ticket, que le asignen una prioridad, un id, y esperar a que me contesten. Aunque bueno, supongo que esto puede ser necesario en la medida de la complejidad de la pregunta.
• Cercano porque existe una breve descripción de lo que le gusta al agente de servicio. Como se diría en un hospital, «humanización del servicio».

No pude evaluar su eficacia dado que no tuve ningún problema durante el período de prueba en el que evalué el software.

Un punto muy destacado es que el software se actualiza con frecuencia. Justamente durante el período de prueba me encontré con que anunciaban una nueva funcionalidad.

Opciones de operación y facilidad de uso

En algunas pantallas me encontré con muchas opciones. Si bien es un software orientado a Pymes, algunas pantallas son extensas. La parte de personalización me pareció adecuada, dado que permite configurar mensajes, logos y firmas.

Algo de valorar es la automatización de ciertas actividades. Encontré la opción de automatizar pagos mensuales y facturas basado en el análisis de su frecuencia. Aun así creo que se pueden automatizar otros aspectos.

La edición y asignación de permisos del usuario es muy detallada cuando se le asigna a un usuario un perfil limitado. Es claro que quien administre Alegra Software, debe tener antes un profundo conocimiento de su funcionamiento antes de empezar a asignar funcionalidades a cada usuario que cree.

Algo que me gustó mucho es que puedo abrir múltiples pestañas o ventanas, de manera tal que se puede trabajar en varias ventanas a la vez. Esto para algunas personas no es necesario, pero para mí si. Soy de los que trabaja con muchas pestañas al tiempo, y si me encuentro utilizando un software y tengo que dar de a un click a la vez, me desespero un poco 🙂 Se agradece esta funcionalidad que no suele estar presente siempre en los software en la nube. Supongo que eso se debe al tipo de programación.

Al realizar conexiones entre aplicaciones no tuve problemas. Probé con Google Calendar y todo estuvo bien. Otras integraciones disponibles son Zapier, MailChimp, Nominapp, Woocomerce, Google Drive, Shopify, Sales Force, Zoho CRM, Pipedrive y Google Sheets (estos tres últimos para integrar de manera masiva contactos). No probé la API porque no soy desarrollador 🙁 pero de esta forma lograrás conectar otras herramientas de CRM, ERP o e-commerce.

Análisis y reportes

La pantalla principal presenta una serie de gráficos sencillos que resumen los datos que has ingresado. Los gráficos se limitan a ser muy descriptivos y no permiten hacer análisis detallado desde el software. Sería interesante tener opciones de filtro en la pantalla, definir periodicidades, tipos de gráfico, incluir tendencias, etc.

Sin embargo no es una limitación para quien sabe usar Excel. Alegra permite generar reportes en excel. Lo que hagas con el reporte ya depende de ti.

Otros apuntes

Hay que aclarar que con usuarios nos referimos a la cantidad de correos con los que se inicia sesión y no a la cantidad de equipos. Así pues, Alegra lo pueden usar más de dos personas, siempre y cuando inicien sesión en Alegra con los correos registrados. Esto a veces es útil para dar acceso por ejemplo a un vendedor o al contador.

En conclusión

Alegra sigue creciendo en número de usuarios y adaptándose a otros países porque el software es intuitivo, dinámico y con un precio competivo.

Hay que recordar que está dirigido a Pymes, de ahí que una gran ventaja sea su facilidad de uso. Pero también es probable que le encuentres oportunidades de mejora en la personalización o variedad de funciones, sobre todo si vienes de manejar software dirigido a empresas más grandes. Pero como ya mencionamos, el enfoque de Alegra son las pequeñas y medianas empresas.

No obstante, si sería importante que el software permita realizar análisis de la contabilidad y facturación del negocio. Más gráficos, filtros, cruces de información añadiría valor a la pantalla inicial. Y si, esto se conlleva con reportes en excel pero no todos dominan excel para hacerlo así.

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